Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco

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1. Artículo 1 — Objeto

   Esta ley regula la gestión de documentos públicos, la protección del Patrimonio Documental Vasco, la organización del Sistema de Archivos, los derechos de titulares de archivos privados, el acceso ciudadano y el régimen sancionador.

2. Artículo 2 — Ámbito de aplicación

   La ley se aplica al sector público autonómico y foral, instituciones locales, Parlamento, Ararteko, Tribunal de Cuentas, Universidad del País Vasco, y personas privadas que presten servicios públicos o custodien archivos con patrimonio documental.

3. Artículo 3 — Definiciones

   Define términos clave: Archivo (funcional, orgánico, material), Calendario de conservación, Ciclo de vida, Documento, Eliminación, Expediente, Fondo documental, Gestión integral, Metadatos, Nivel de archivo, Patrimonio documental, Plan de riesgos, Política de gestión, Producción administrativa, Sele

4. Artículo 4 — De los documentos de titularidad pública

   Son públicos los documentos de entidades vascas, estatales, judiciales, notariales, europeas y privadas que gestionen servicios públicos. Incluye correos de cargos. Son inalienables, inembargables y no prescriben.

5. Artículo 5 — Requisitos de los documentos de titularidad pública

   Los documentos públicos deben cumplir requisitos de autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, contextualización y trazabilidad para ser válidos.

6. Artículo 6 — La gestión de los documentos de titularidad pública

   Las entidades deben implantar un sistema de gestión documental que controle creación, recepción, transmisión, mantenimiento y acceso, asegurando integridad y trazabilidad. Los documentos electrónicos se conservan en formato original o validado, transferidos al archivo al concluir la tramitación, con

7. Artículo 7 — Programa de gestión documental

   Las entidades deben mantener un programa de gestión documental que garantice control efectivo sobre creación, mantenimiento y uso de documentos. Este programa establece políticas para asegurar la documentación necesaria, integrar la gestión en la planificación, definir metadatos, requisitos de uso,

8. Artículo 8 — De los documentos de los cargos públicos

   Los documentos de cargos públicos tienen el mismo tratamiento que los de titularidad pública. Tras el cese, deben entregarse en el sistema de archivo de su entidad o transmitirlos al sucesor si es necesario para la continuidad de las actividades, levantando acta con inventario visada por el

9. Artículo 9 — De los documentos de las entidades del sector público institucional en el caso de extinción o transferencia de sus competencias

   Si una entidad del sector público institucional se extingue, su documentación se deposita en el archivo de la Administración de la que dependa. En transferencias de competencias, se traspasa la documentación de procedimientos en tramitación o imprescindibles, y el resto al archivo correspondiente.

10. Artículo 10 — De los documentos de titularidad pública generados por prestadores o prestadoras de servicios públicos

    Los documentos de prestadores privados de servicios públicos son de titularidad pública. Se gestionan con sus medios o se remiten a la entidad pública. Al cesar la actividad, deben entregar toda la documentación e información al ente público, supervisado por responsables de archivo.

11. Artículo 11 — Valoración, selección y acceso a los documentos de titularidad pública

    Los documentos públicos se valoran para fijar conservación y acceso. Las comisiones dictaminan en 3 meses; silencio desestima eliminación y estima conservación. Se requiere estudio de identificación. Los calendarios se publican. No se puede expurgar sin aprobación previa de la comisión competente.

12. Artículo 12 — De los sistemas de archivo públicos

    Las entidades deben tener un sistema de archivo con dirección, planificación, normas y recursos. Cada sistema cuenta con un archivo electrónico único y actúa en diseño, tramitación y conservación.

13. Artículo 13 — Funciones de los sistemas de archivo públicos

    Los sistemas de archivo vigilan el cumplimiento de la ley, administran recursos, asesoran en procesos, custodian documentos, valoran documentación, garantizan acceso y forman al personal. Deben integrar sistemas de información.

14. Artículo 14 — Personal de los sistemas de archivo públicos

    Los sistemas de archivo deben tener personal técnico cualificado y suficiente. El Consejo de Archivos propondrá un catálogo de perfiles. El personal debe mantener la confidencialidad de los datos, incluso tras finalizar su contrato.

15. Artículo 15 — Contratación de servicios archivísticos

    La contratación de servicios archivísticos requiere informe previo y excluye gestión integral, dirección y consulta. La guarda y custodia debe garantizar la no identificación del contenido. El personal externo tiene obligación de confidencialidad.

16. Artículo 16 — Del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    El Patrimonio Documental incluye documentos públicos y privados de más de 50 años o declarados bienes culturales. Pueden excluirse por valoración. El Gobierno Vasco facilita el acceso y valoriza el patrimonio, pudiendo expropiar bienes por incumplimiento de conservación.

17. Artículo 17 — Inventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    El Inventario del Patrimonio Documental facilita la identificación de documentos públicos y privados en Euskadi. Los titulares de archivos deben colaborar. Los privados deben comunicar traslados y formalizar registros de ventas. Los datos son de acceso público electrónico.

18. Artículo 18 — Procedimiento de declaración del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    La declaración del Patrimonio Documental se incoa de oficio o por solicitud. Plazo máximo: 12 meses (caducidad) o 6 meses (desestimación solicitud). Requiere informe de la Comisión o Consejo. La resolución, motivada, se publica en el BOPV e incluye identificación y localización de documentos.

19. Artículo 19 — Procedimiento para la exclusión del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    La exclusión del Patrimonio Documental requiere valoración tras 50 años. Plazo máximo: 12 meses (caducidad) o 6 meses (desestimación solicitud). Requiere informe de la Comisión o Consejo. La resolución, motivada, se publica en el BOPV e incluye identificación y localización de documentos.

20. Artículo 20 — Derecho de tanteo y retracto

    La Administración tiene derecho de tanteo y retracto sobre documentos del patrimonio. Debe notificarse la transmisión con precio y condiciones. El tanteo se ejerce en 3 meses. El retracto procede por falta de notificación o cambios en condiciones, también en 3 meses. Las subastas deben notificarse 1

21. Artículo 21 — Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    El Sistema de Archivos del País Vasco integra los archivos de las entidades de la ley (salvo arts. 2.b y 2.e, que pueden unirse voluntariamente). Es un espacio de cooperación adscrito a la dirección competente del Gobierno Vasco. Otras instituciones públicas pueden integrarse mediante convenio y una

22. Artículo 22 — Dirección del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    La dirección competente del Gobierno Vasco impulsa políticas archivísticas, investigación, formación con el Instituto Vasco de Administración Pública, normas técnicas, homologación de selección documental, gestión de bases de datos, soluciones tecnológicas y el Inventario del Patrimonio Documental.

23. Artículo 23 — Del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    El Consejo de Archivos y Patrimonio Documental asesora a la dirección competente. Informa sobre normas de gestión, procedimientos de declaración/exclusión del Patrimonio Documental, propone catálogos de perfiles profesionales y realiza funciones delegadas o normativas adicionales.

24. Artículo 24 — Composición del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    El Consejo lo preside la dirección competente, con un vicepresidente y vocales de departamentos, Archivo Histórico de Euskadi, diputaciones, Eudel, Parlamento, juntas generales, asociaciones profesionales y Universidad. Mandato de 4 años renovable. Se reúne con mayoría de asistentes.

25. Artículo 25 — Funcionamiento del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    El Consejo se reúne una vez al año ordinariamente o extraordinariamente por convocatoria de la presidencia o solicitud de un tercio. Puede asistir por medios tecnológicos. Puede crear grupos de expertos para cometidos específicos designados entre el personal del sistema.

26. Artículo 26 — De la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    La Covasade valora documentos de entidades sin comisión propia. Analiza calendarios de conservación, sustituye papel por electrónico, determina documentos esenciales, informa sobre Patrimonio Documental y asesora.

27. Artículo 27 — Composición de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    La comisión la preside el director de archivos. Incluye representantes de archivos, Euskadi, Eudel, UPV, Agencia de Protección de Datos y otros. Mandato de 4 años renovable. Se constituyen con mayoría.

28. Artículo 28 — Funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    La Comisión se reúne al menos dos veces al año. Los acuerdos sobre calendarios de conservación y acceso requieren mayoría y aprobación del titular del departamento competente, publicándose en el Boletín Oficial del País Vasco.

29. Artículo 29 — Configuración y composición

    Los archivos del sector público forman un Sistema Único. Depende orgánicamente del departamento de administración pública, excepto el Archivo Histórico de Euskadi. Está adscrito a la dirección de recursos generales. Incluye departamentos, archivos de gestión, Archivo General y Archivo Histórico.

30. Artículo 30 — De la dirección del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    La dirección competente planifica, programa presupuestos, establece normas, gestiona aplicaciones, define clasificación, auditorías y conserva documentos. Coordina con administración electrónica.

31. Artículo 31 — De los archivos de gestión del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    Cada unidad tiene archivo de gestión. Funciones: organizar, custodiar, conservar. Ingreso en sistema en 1 año. Transferencia a Archivo General en 5 años. Permiten acceso según calendarios.

32. Artículo 32 — Del Archivo General del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    Archivo General custodia documentos públicos. Supervisa transferencias, conserva, permite acceso y realiza expurgos. Transfiere al Archivo Histórico en 50 años. Recibe fondos de otras administraciones.

33. Artículo 33 — Del Archivo Histórico de Euskadi

    Se crea el Archivo Histórico de Euskadi, adscrito al Gobierno Vasco. Gestiona, conserva y difunde el patrimonio documental. Funciones: conservar fondos públicos y privados, garantizar acceso, reproducir documentos, difundir cultura y asesorar.

34. Artículo 34 — De los sistemas de archivo de las entidades locales

    Municipios y entidades locales deben tener un sistema de archivo propio con capacidad legal, personal cualificado y medios necesarios. El sistema incluye todo el sector público institucional de la entidad.

35. Artículo 35 — Mancomunidad de medios

    Municipios y entidades locales pueden mancomunar medios para cumplir la ley, siempre que los fondos documentales queden diferenciados, identificados y contextualizados. Esto aplica también a sistemas tecnológicos para archivos electrónicos.

36. Artículo 36 — De los archivos privados

    Son archivos privados los que custodian documentos de personas físicas o jurídicas privadas en el País Vasco. Incluyen asociaciones, organizaciones políticas, sindicatos, entidades eclesiásticas, familias relevantes y movimientos sociales.

37. Artículo 37 — Derechos y obligaciones de las personas titulares de archivos privados que sean parte integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco

    Titulares de archivos privados del patrimonio tienen derecho a asesoramiento y ayudas. Obligaciones: no destruir/modificar, garantizar acceso, facilitar consulta y comunicar enajenaciones o traslados. El incumplimiento puede llevar al depósito temporal o expropiación.

38. Artículo 38 — Del fomento de los archivos privados

    Las administraciones pueden dar ayudas a privados para proyectos de conservación y difusión del patrimonio documental. Los beneficiados deben someterse a supervisión pública.

39. Artículo 39 — Derecho de acceso

    Derecho de acceso libre a documentos públicos. Se restringe por intimidad, secretos o clasificación. Datos personales: 25 años tras muerte o 50 años. Acceso denegado si estado conservación lo requiere.

40. Artículo 40 — Instrumentos de acceso

    Los archivos deben facilitar localización, registro de eliminaciones, limitaciones, asesoramiento, información sobre reclamaciones y formularios de solicitud. Deben usar medios tecnológicos para facilitar el acceso.

41. Artículo 41 — Procedimiento de acceso

    El acceso y obtención de copias siguen la normativa vigente. Los responsables pueden autenticar copias, no su contenido. La reproducción depende del estado de conservación de los documentos.

42. Artículo 42 — Formalización del acceso

    El acceso es gratuito, pero la reproducción puede tener coste. Se permite otro formato si es más económico, por conservación, ya publicado, riesgo de daño, imposibilidad técnica, derechos de propiedad, coste desproporcionado o justificación razonable.

43. Artículo 43 — Derechos de las personas solicitantes

    Las personas solicitantes tienen derecho a ser informadas y asesoradas, consultar documentos según plazos legales, recibir reproducciones en el formato elegido, conocer motivos de denegación, tasas exigibles y restricciones de uso.

44. Artículo 44 — Obligaciones de las personas solicitantes

    Las personas solicitantes deben ejercer el derecho de buena fe, precisar las solicitudes, usar lícitamente la información, cumplir requisitos de acceso y abonar las tasas y precios públicos exigibles.

45. Artículo 45 — Del acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco custodiados en archivos públicos

    El acceso a documentos privados en archivos públicos se rige por los instrumentos de ingreso, sin contradecir el artículo 39.4. Esta ley regula la Comunidad Autónoma del País Vasco.

46. Artículo 46 — Del acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco custodiados en archivos privados

    Toda persona puede acceder a documentos privados en archivos privados. Los propietarios permiten el acceso salvo intimidad o derechos protegidos. La solicitud es por escrito. La denegación debe ser motivada por escrito.

47. Artículo 47 — Régimen jurídico

    Las infracciones se sancionan conforme a esta ley. Si vulneran protección especial de bienes culturales, aplica la Ley 6/2019. Para funcionarios y cargos públicos, se aplican sus normas disciplinarias específicas según calificación.

48. Artículo 48 — Inspección e incoación del procedimiento de investigación

    Las administraciones inspeccionan el cumplimiento. Si hay indicios de infracción, se inicia investigación que puede derivar en sanción o archivo. No se sanciona si ya hubo sanción penal/administrativa por mismo hecho.

49. Artículo 49 — Concepto de infracción

    Las infracciones se tipifican en los artículos 50, 51 y 52. Se clasifican en leves, graves y muy graves. La Administración debe restablecer la legalidad y reparar daños independientemente de las sanciones.

50. Artículo 50 — Infracciones leves

    Son infracciones leves: incumplir colaboración, no registrar transmisiones comerciales, obstruir acceso a documentos o incumplir obligaciones específicas.

51. Artículo 51 — Infracciones graves

    Son graves: no entregar documentos públicos o inventarios, negar acceso injustificado, o reincidir en infracciones leves sancionadas en 3 años.

52. Artículo 52 — Infracciones muy graves

    Infracciones muy graves: pérdida o daños irreparables en documentos del Patrimonio Documental del País Vasco; eliminación de documentos públicos sin procedimiento legal; publicación o uso indebido de información reservada o protegida; reincidencia de infracción grave en 3 años.

53. Artículo 53 — Responsables de las infracciones

    Son responsables de las infracciones las personas autoras de las conductas u omisiones tipificadas como tales, así como las personas jurídicas públicas o privadas de las que dependan o a quienes representen.

54. Artículo 54 — Prescripción de las infracciones

    Las infracciones prescriben en: 3 años (leves), 5 años (graves) y 10 años (muy graves). El plazo comienza al día siguiente de cometerse la infracción. Si es continuada, desde el último hecho o la eliminación de la situación ilícita.

55. Artículo 55 — Procedimiento sancionador

    Las sanciones administrativas requieren un procedimiento con audiencia de la persona interesada para fijar los hechos. Las sanciones deben ser proporcionales a la gravedad de los hechos y al perjuicio causado o potencial.

56. Artículo 56 — Cuantía de las sanciones

    Sanciones: hasta 50.000 euros (leves), 50.001-100.000 euros (graves), 100.001-300.000 euros (muy graves). La cuantía puede duplicarse si supera el beneficio obtenido o el daño causado. El Gobierno Vasco puede actualizar las multas según el índice de coste de vida.

57. Artículo 57 — Exigencia de reparación de daños y perjuicios

    Las infracciones que dañen el Patrimonio Documental o archivos exigen reparación, restitución al estado original e indemnización. El incumplimiento permite a la diputación foral ejecutar las reparaciones subsidiariamente, cargando los costes al infractor.

58. Artículo 58 — Administraciones competentes

    Las diputaciones forales tramitan sanciones contra archivos de órganos forales. El Gobierno Vasco gestiona las sanciones contra otros archivos y documentos.

59. Artículo 59 — Prescripción de las sanciones

    Las sanciones prescriben en 1 año (leves), 2 años (graves) y 3 años (muy graves), contados desde la firmeza de la resolución sancionadora.

60. Disposición adicional primera

    El Archivo Histórico de Euskadi asumirá las funciones del Irargi-Centro de Patrimonio Documental de Euskadi atribuidas por esta ley.

61. Disposición adicional segunda

    La gestión integral de los documentos contenidos en las historias clínicas se rige por su normativa específica, según la Ley 5/2022 de Gestión Documental del País Vasco.

62. Disposición transitoria primera

    Hasta la entrada en vigor de las normas reglamentarias, se aplican las vigentes que no se opongan a esta ley.

63. Disposición transitoria segunda

    Se mantiene vigente la sección primera del capítulo VI del Decreto 232/2000 hasta que entre en vigor la norma reglamentaria que regule el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental del País Vasco.

64. Disposición transitoria tercera

    Se mantienen vigentes el Decreto 232/2000, el Decreto 174/2003 y la Orden de 19 de diciembre de 2005 hasta que entre en vigor la norma reglamentaria que regule la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos del País Vasco.

65. Disposición derogatoria

    Se derogan el capítulo VI del título III y el capítulo I del título IV de la Ley 7/1990, del Patrimonio Cultural Vasco.

66. Disposición final primera

    Se autoriza al Gobierno Vasco a dictar las disposiciones reglamentarias precisas para el cumplimiento de esta ley.

67. Disposición final segunda

    En dos años desde la entrada en vigor, las entidades deben adecuar o aprobar sus normas de gestión documental.

68. Disposición final tercera

    La Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, entra en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.