Orden PCI/361/2019, de 20 de marzo, por la que se establece el modelo y las normas reguladoras del expediente académico del personal de la Guardia Civil
También conocida como: O 361/2019, O 361/19Esta norma regula cómo debe ser y qué información contiene el expediente académico oficial de los miembros de la Guardia Civil.
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Artículo por artículo
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Artículo 1 — Objeto
La orden establece la estructura del expediente académico del personal de la Guardia Civil, normas para su elaboración, custodia y uso, y regula la declaración de interés de actividades formativas en el Registro correspondiente.
Artículo 2 — Ámbito material y temporal de aplicación
Se anotan calificaciones y títulos en el expediente de la Guardia Civil desde la incorporación hasta el cese. También se incluyen estudios previos si son universitarios oficiales, FP, de otras administraciones, certificados de profesionalidad, idiomas, militares o de interés declarado.
Artículo 3 — Definiciones
Se definen términos clave: Fichero 'Expedientes Académicos', Anotación, Pre-anotación telemática (requiere validación), Actividad formativa, Calificaciones, Certificaciones, Aptitud, Títulos oficiales, Declaración de interés y Registro de Actividades Formativas de Interés.
Artículo 4 — Descripción y modelo del expediente académico
El expediente académico es un documento objetivo y confidencial que recoge calificaciones y títulos del personal de la Guardia Civil, siguiendo el modelo del anexo de la orden y el ámbito temporal establecido.
Artículo 5 — Finalidad y efectos del expediente académico
El expediente sirve para el historial profesional, ascensos, selección para formación, destinos, ingresos por promoción, expedientes administrativos, solicitud de autoridades y otros procesos autorizados, garantizando su uso confidencial.
Artículo 6 — Estructura, características y contenido del expediente académico
El expediente integra 10 registros: datos personales, formación, perfeccionamiento, altos estudios, estudios en el extranjero, sistema educativo español, estudios profesionales, idiomas, Fuerzas Armadas y otras titulaciones.
Artículo 7 — Anotación en el expediente académico
El expediente incluye: actividades formativas de la Guardia Civil; títulos oficiales españoles y certificados de profesionalidad; idiomas extranjeros de interés; títulos profesionales declarados de interés por la Junta; titulaciones de Fuerzas Armadas y extranjeras no incluidas en apartados previos.
Artículo 8 — Protección de datos y medidas de seguridad
El tratamiento de datos del expediente cumple la normativa de protección de datos. El expediente es confidencial y su gestión requiere reserva, limitando el acceso a personas autorizadas.
Artículo 9 — Acceso al contenido de los expedientes académicos
Acceden al expediente: personal de gestión, órganos selectivos y evaluadores, y autoridades con rango de ley. Todo guardia civil puede consultar su expediente completo mediante herramienta informática corporativa.
Artículo 10 — Elaboración, custodia y tratamiento
La Jefatura de Personal de la Guardia Civil elabora, custodia y trata el expediente académico mediante el Servicio de Historial Profesional, priorizando medios electrónicos seguros. Es responsable del tratamiento de datos y emite certificaciones.
Artículo 11 — Modalidades y procedimiento para la anotación
Las anotaciones en el expediente son de oficio o a petición (pre-anotación telemática). La Jefatura de Personal gestiona estudios, títulos e idiomas, validados por Enseñanza. Cada actividad tiene código único. Se incluyen certificaciones electrónicas y rectificaciones de datos.
Artículo 12 — Expediente personal del expediente académico
El expediente académico genera un expediente personal electrónico, custodiado por la Jefatura de Personal de la Guardia Civil, con garantías de seguridad y confidencialidad.
Artículo 13 — Recursos
Contra resoluciones sobre anotaciones cabe recurso de alzada ante el Jefe del Mando de Personal. Contra esta resolución, proceden recursos contencioso-administrativos.
Artículo 14 — Declaración de interés de una actividad formativa cursada fuera de la estructura docente de la Guardia Civil
Actividades fuera de la Guardia Civil deben tener 30h/5 días, relación con funciones y ser de universidades registradas. La Junta de Valoración declara su interés o pérdida de interés.
Artículo 15 — Junta de Valoración de Actividades Formativas
La Junta de Valoración de Actividades Formativas, presidida por el Jefe de Enseñanza, declara el interés de actividades externas, pudiendo solicitar informes y valorarlas de oficio.
Artículo 16 — Registro de Actividades Formativas de Interés para la Guardia Civil
El Registro incluye enseñanzas de perfeccionamiento, lenguas cooficiales y otras declaradas de interés. Se anotan en el expediente y se valoran con puntuación para ascensos.
Disposición adicional primera — Anotaciones procedentes de los expedientes académicos del personal militar profesional
Los datos académicos relevantes del personal militar profesional que ingresa en la Guardia Civil se volcarán de oficio. También pueden solicitar incluir datos de las Fuerzas Armadas no registrados previamente.
Disposición adicional segunda — Datos académicos de los alumnos de la enseñanza de formación por acceso directo, para su incorporación al expediente académico
Los centros de formación comunican datos académicos de alumnos no guardias civiles a la Jefatura de Personal. La Academia General Militar remite calificaciones individualizadas para su anotación en el expediente.
Disposición adicional tercera — Requerimientos técnicos
La Jefatura de Servicios Técnicos diseña e implanta el expediente en el sistema de recursos humanos. Garantiza seguridad, confidencialidad y trazabilidad de los datos conforme al Real Decreto 311/2022.
Disposición transitoria primera — Adaptación del contenido del expediente académico
La Jefatura de Enseñanza adaptará el contenido del expediente académico en un año desde la entrada en vigor, tras implantar el sistema de recursos humanos.
Disposición transitoria segunda — Anotación en el expediente académico de actividades formativas realizadas, en el sistema de enseñanza de la Guardia Civil, con anterioridad a la entrada en vigor de esta orden
Las anotaciones de actividades formativas solo aplican a publicaciones posteriores a esta orden. Las anteriores se mantienen según la normativa vigente al momento de su publicación.
Disposición transitoria tercera — Uso del expediente académico en los procesos de gestión de personal ya iniciados
Los procesos de gestión de personal iniciados antes de la entrada en vigor de esta orden continúan usando las normas de la Orden PRE/926/2007.
Disposición derogatoria única — Derogación normativa
Se deroga la Orden PRE/926/2007 y cualquier disposición de igual o inferior rango que se oponga a esta orden.
Disposición final primera — Modificación de la Orden PRE/280/2016, de 3 de marzo, por la que se establece el modelo y las normas reguladoras de la hoja de servicios del personal de la Guardia Civil
Se modifica la Orden PRE/280/2016 sobre hoja de servicios. Incluye carrera profesional, cualificaciones, publicaciones y datos personales. Las publicaciones requieren autorización y publicación previa.
Disposición final segunda — Facultad de desarrollo
El Director General de la Guardia Civil tiene la facultad de dictar las disposiciones necesarias para la ejecución y desarrollo de esta orden.
Disposición final tercera — Entrada en vigor
La Orden PCI/361/2019 entra en vigor a los tres meses de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Información general
Temas
Leyes en las que se basa
- la Orden PRE/926/2007, de 2 de abril BOE-A-2007-7576
- los arts. 53 y 56 de la Ley 29/2014, de 28 de noviembre BOE-A-2014-12408
- el art. 4.1.b y d y los anexos I y II de la Orden PRE/280/2016, de 3 de marzo BOE-A-2016-2261
- el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016 DOUE-L-2016-80807
Leyes que la modifican
- los arts. 6.1, 7, 11.2, por Orden PCM/280/2022, de 6 de abril BOE-A-2022-5688
- los arts. 2, 3, 5, 7, 10, 11, 12 y las disposiciones adicionales 1, 2 y 3, por Orden PJC/598/2025, de 9 de junio BOE-A-2025-11787
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