Orden SND/671/2025, de 23 de junio, por la que se crea y regula el Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad y de sus organismos públicos vinculados o dependientes
También conocida como: O 671/2025, O 671/25Esta norma organiza cómo el Ministerio de Sanidad guarda y gestiona sus documentos y archivos para asegurar que estén bien conservados y accesibles.
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Artículo por artículo
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Artículo 1 — Objeto y ámbito de aplicación
La orden regula el Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad, estableciendo su composición, funciones de los archivos y régimen de transferencias. Crea el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y se aplica a todos los órganos del Ministerio y sus organismos.
Artículo 2 — Régimen jurídico aplicable
Los Archivos del Ministerio de Sanidad se rigen por la Ley del Patrimonio Histórico Español, Ley 39/2015, Ley 40/2015, Real Decreto 1708/2011, Real Decreto 1164/2002, Real Decreto 1401/2007 y esta orden.
Artículo 3 — Definiciones
Define el Sistema Archivístico (normas y órganos), los Archivos del Ministerio (Central y de gestión), el Archivo Central (custodia patrimonio) y el Patrimonio Documental (documentos en cualquier soporte).
Artículo 4 — La Secretaría General Técnica
La Secretaría General Técnica dirige el sistema. Funciones: coordinar archivos, aprobar normas técnicas, gestionar programas de actuación, mantener el censo documental, asesorar y colaborar en la administración digital.
Artículo 5 — Composición de los archivos del Ministerio de Sanidad
Los archivos del Ministerio de Sanidad se componen del Archivo Central y de los archivos de gestión, que conservan la documentación en cada etapa del ciclo vital según la normativa vigente.
Artículo 6 — El Archivo Central del Ministerio de Sanidad. Organización y funciones
El Archivo Central conserva documentos transferidos, coordina archivos de gestión, asesora, gestiona préstamos, clasifica series, describe documentos, valora documentación para eliminar o conservar, y transfiere al Archivo General.
Artículo 7 — Los archivos de gestión del Ministerio de Sanidad. Organización y funciones
Los archivos de gestión custodian documentos en trámite o uso frecuente. Deben transferir periódicamente al Archivo Central, sin superar los 5 años de antigüedad salvo excepción. Responsabilizan de la custodia y conservación.
Artículo 8 — Régimen del procedimiento de transferencia
La transferencia mueve docs al Archivo Central sin perder titularidad. Exige: 1) Previsión por email; 2) Docs >2 años; 3) Preparar (revisar, ordenar, eliminar duplicados, individualizar, quitar plásticos, encajar en cajas numeradas); 4) Relación de Entrega. El Archivo Central coordina el traslado y notifica errores.
Artículo 9 — Registro de transferencias. Instrumentos de control
Los archivos llevan Registro de Transferencias. Se adjuntan instrumentos de control (ficheros, índices) en papel o informático. Si es manual, se incluyen fichas. Si es base de datos, se transfiere el soporte informático correspondiente.
Artículo 10 — Consulta y préstamo administrativo de documentos transferidos al Archivo Central
El Archivo Central atiende consultas y préstamos de unidades remitentes. Las consultas requieren el número de signatura. Los préstamos se solicitan por correo electrónico (archivocentral@sanidad.gob.es). El expediente se devuelve ordenado y paginado, sin extraer documentos originales.
Artículo 11 — Concepto de eliminación
La eliminación es la destrucción física o borrado de datos tras valoración de la Comisión Superior Calificadora. No se autoriza si hay valor probatorio o plazos de conservación vigentes. Las eliminaciones no autorizadas constituyen infracciones administrativas o delitos contra el patrimonio.
Artículo 12 — Condiciones para la eliminación de documentación
La eliminación requiere dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora y autorización de la Subsecretaría. Debe transcurrir un mes desde la publicación en el BOE sin recursos. Se aplica a documentos físicos y electrónicos, incluyendo notas y borradores, salvo informes preceptivos.
Artículo 13 — Procedimiento de eliminación
El procedimiento de eliminación lo inicia el Grupo de Trabajo. Requiere informe de la Secretaría General Técnica y memoria descriptiva. La Comisión Superior Calificadora emite dictamen y la Subsecretaría autoriza. La resolución se publica en el BOE, con eficacia demorada tres meses.
Artículo 14 — Expediente de eliminación
El expediente de eliminación incluye memoria, dictámenes, acta (tras 3 meses sin recursos) y lista de cajas. Si hay cambio de soporte, se pospone la eliminación. En 5 días se envía copia al Archivo Central, que reenvía al Comité en 10 días.
Artículo 15 — Garantías en materia de protección de datos personales
Los documentos con datos personales deben protegerse hasta su destrucción física, cumpliendo el RGPD, la LOPDGDD y el Esquema Nacional de Seguridad. La unidad de custodia garantiza esta protección.
Artículo 16 — Publicidad
La intranet publica dictámenes de series comunes, peticiones y resoluciones de la Subsecretaría sobre plazos de conservación y eliminación, así como su publicación en el BOE.
Artículo 17 — Coordinación con el Archivo Central
Se recomienda informar al Archivo Central previamente. Es obligatorio coordinarse si se eliminan fracciones ya transferidas. El Archivo Central asesora técnicamente en todo el procedimiento.
Artículo 18 — Creación
Se crea el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y Gestión Documental, adscrito a la Secretaría General Técnica. Sus decisiones son internas y no vinculan a terceros, conforme al artículo 22.3 de la Ley 40/2015.
Artículo 19 — Funciones
El Grupo de Trabajo impulsa el cumplimiento normativo, aprueba el sistema de gestión documental, evalúa la situación archivística y propone planes de ajuste en un año. Coordina archivos electrónicos, propone normas e instrucciones de servicio y publica sus resultados en la intranet y portal del Min.
Artículo 20 — Composición
El Grupo de Trabajo incluye Presidencia (Secretaría General Técnica), Vicepresidencia, Secretaría y 10 Vocales (Sanidad, Salud Digital, etc.). Se aplica paridad de género (40-60%).
Artículo 21 — Funcionamiento
Funciona en pleno y grupos de apoyo. Se constituye con mitad de miembros más presidente y secretario. Decisiones por mayoría; voto dirimente del presidente. Reuniones electrónicas permitidas.
Artículo 22 — Calendario de reuniones
La presidencia establece el calendario de reuniones, atendiendo peticiones de miembros y necesidades de funcionamiento.
Artículo 23 — Constitución
El Grupo de Trabajo queda formalmente constituido en un mes desde la aprobación de la orden ministerial.
Artículo 24 — Régimen jurídico
Las actuaciones del Grupo de Trabajo se rigen supletoriamente por las Leyes 39/2015 y 40/2015.
Disposición adicional única — No incremento del gasto ni de dotación de recursos humanos
La orden no incrementa gasto ni recursos humanos. El Sistema Archivístico funciona con los recursos humanos y medios materiales existentes en el Departamento y sus organismos públicos.
Disposición final primera — Entrada en vigor
La Orden SND/671/2025, de 23 de junio, que crea y regula el Sistema Archivístico del Ministerio de Sanidad y de sus organismos públicos vinculados o dependientes, entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Información general
Temas
Leyes en las que se basa
- el art. 65 de la Ley 16/1985, de 25 de junio BOE-A-1985-12534
- el art. 7 y disposición final 3 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre BOE-A-2011-18541
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