Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso
También conocida como: RD 1708/2011, RD 1708/11Esta norma organiza cómo se guardan y gestionan los documentos del Estado, garantizando que los ciudadanos puedan acceder a la información pública.
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Artículo por artículo
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Artículo 1 — Objeto y ámbito de aplicación
Establece el Sistema Español de Archivos, regula el de la Administración General del Estado y fija el procedimiento común para acceder a sus documentos.
Artículo 2 — Definiciones
Se definen: archivo (conjunto orgánico o entidad gestora), sistema archivístico, documento de archivo, documento electrónico, expediente electrónico, ciclo vital, calendario de conservación, identificación, valoración, eliminación, metadato y sus características.
Artículo 3 — El Sistema Español de Archivos
El Sistema Español de Archivos incluye el sistema estatal, autonómicos, locales y archivos privados conveniados. El Ministerio de Cultura coordina la conservación, censo, formación, investigación y cooperación internacional.
Artículo 4 — La cooperación archivística
La cooperación archivística vincula archivos voluntariamente para intercambiar información y optimizar recursos. Se rige por convenios autonómicos. La Administración General del Estado promueve planes aprobados por el Consejo de Ministros, convenios, patronatos y participación internacional.
Artículo 5 — El Consejo de Cooperación Archivística
El Consejo de Cooperación Archivística, presidido por la Secretaría de Estado de Cultura, integra 6 representantes del Estado, 1 por CCAA, 3 locales y 1 del Consejo de Universidades. Sus funciones incluyen promover la integración archivística, elaborar criterios uniformes, proponer políticas con TIC
Artículo 6 — Definición
El Sistema de Archivos de la AGE coordina sistemas departamentales, órganos y centros de la Administración y sus organismos públicos. Su finalidad es garantizar la correcta gestión de fondos y documentos, y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos.
Artículo 7 — Composición
El Sistema de Archivos de la AGE incluye archivos de departamentos ministeriales y organismos públicos. La Comisión de Archivos de la AGE actúa como coordinadora del Sistema.
Artículo 8 — Clases de Archivos
Los archivos de la Administración General del Estado se clasifican en cuatro tipos según el ciclo vital del documento: archivos de oficina o gestión, generales o centrales, intermedio e históricos.
Artículo 9 — Archivos de oficina o de gestión
Los archivos de oficina custodian documentos en trámite. Sus funciones son apoyar la gestión, acreditar actuaciones, organizar documentos, transferir al archivo central y eliminar documentos de apoyo informativo.
Artículo 10 — Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos
Los Archivos Centrales custodian documentos tras su tramitación. Sus funciones incluyen coordinar archivos de gestión, clasificar series, valorar documentos, tramitar eliminaciones y transferir al archivo intermedio.
Artículo 11 — Archivo intermedio
El Archivo Intermedio custodia documentos tras su fase activa. El Archivo General de la Administración conserva, elimina o conserva permanentemente documentos según la Comisión Calificadora, gestiona electrónicos y transfiere al archivo histórico.
Artículo 12 — Archivos históricos
Los Archivos Históricos custodian patrimonio documental significativo. El Archivo Histórico Nacional conserva, reproduce, gestiona electrónicos y difunde documentos transferidos desde el archivo intermedio.
Artículo 13 — Coordinación archivística
Cada ministerio coordina sus archivos mediante un Grupo de Trabajo adscrito a la Subsecretaría. La Comisión de Archivos de la AGE elabora instrucciones y criterios para homogeneizar tareas, implantar sistemas de gestión, diseñar planes de calidad y normalizar la descripción archivística.
Artículo 14 — Ciclo vital de los documentos
Los archivos garantizan el acceso de los ciudadanos y de las unidades productoras. Realizan tratamiento técnico archivístico, respetan calendarios de conservación y eliminación, colaboran en digitalización, emplean nuevas tecnologías y garantizan la integridad de documentos electrónicos.
Artículo 15 — Identificación, valoración y eliminación
Los grupos de trabajo proponen eliminación o conservación permanente a la Comisión Superior Calificadora. La eliminación solo se realiza cumpliendo la normativa. Se potencian calendarios de conservación que determinan fases y períodos de permanencia, sin transferir al Archivo Intermedio lo dictamino
Artículo 16 — Conservación del patrimonio documental
El Ministerio de Cultura garantiza la conservación del patrimonio documental mediante políticas de prevención del deterioro, fomento de talleres de restauración y desarrollo de planes de preservación y restauración, así como criterios de cooperación entre los Archivos del Sistema.
Artículo 17 — Enriquecimiento del patrimonio documental
El Ministerio de Cultura promueve transferencias periódicas de series históricas, incorporación de documentos por compra o donación, y reproducción mediante convenios. Los fondos adquiridos se custodian de forma conjunta e indivisible en el archivo estatal correspondiente.
Artículo 18 — Medidas de fomento del patrimonio documental
El Ministerio de Cultura colabora con privados para conservar patrimonio documental mediante ayudas competitivas. Los beneficiarios deben garantizar acceso público, ceder derechos de reproducción en Internet y autorizar difusión en la plataforma institucional.
Artículo 19 — Difusión de los documentos de archivo y de otros recursos culturales o informativos del Sistema español de archivos
El Ministerio de Cultura difunde archivos mediante: Portal de Archivos Españoles (bases de datos e imágenes), Censo Guía de Archivos (directorios), catálogos colectivos, estrategias de marketing, exposiciones, actividades pedagógicas, publicaciones y eventos culturales.
Artículo 20 — Condiciones para la recuperación y conservación del documento electrónico
Se aplican normas a documentos electrónicos. Se garantizan: código unívoco, metadatos, índice firmado en expedientes, consulta en línea legible, contexto de creación, valor probatorio, transferencia a archivos históricos, borrado registrado y estrategias de conservación a largo plazo.
Artículo 21 — Aplicación de las tecnologías de la información y comunicaciones en la gestión y tratamiento de los documentos
Se promueve el uso de tecnologías en archivos mediante: sistemas de gestión, archivos digitales con metadatos comunes, protección de datos (integridad, acceso), sistemas integrales en plataformas compartidas y servicios telemáticos para gestionar solicitudes de los ciudadanos.
Artículo 22 — Documentos en formato electrónico transferidos al Archivo Intermedio de la Administración General del Estado
Las decisiones sobre documentos transferidos al Archivo Intermedio no añaden obligaciones a las de la Ley 11/2007, Esquemas Nacionales y normativa de desarrollo.
Artículo 23 — Derecho de acceso a documentos y archivos
Toda persona tiene derecho a acceder a documentos archivísticos, con asistencia del responsable y uso de lenguas cooficiales, salvo exclusiones constitucionales o legales.
Artículo 24 — Solicitud de acceso
La solicitud se presenta al responsable del archivo, indicando identidad y documento. No requiere motivación. Hay modelo normalizado y se informa del órgano competente.
Artículo 25 — Autorización de entrada a los archivos y de consulta de documentos originales
La entrada en depósito es para personal autorizado. Quienes acrediten interés relevante pueden solicitarla. Se prioriza el acceso a reproducciones sobre originales.
Artículo 26 — Acceso restringido
El acceso es libre salvo limitaciones legales (secreto oficial, seguridad, datos personales). El responsable facilita la lista de restringidos y puede restringir cautelarmente.
Artículo 27 — Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por razones de seguridad y defensa del Estado
Los documentos clasificados por seguridad y defensa están excluidos de la consulta pública hasta que el órgano competente dicte una decisión de desclasificación.
Artículo 28 — Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por contener datos personales
El acceso a documentos con datos personales requiere consentimiento expreso, salvo si han pasado 25 años desde el fallecimiento o 50 años si no se conoce la fecha. También se permite con interés legítimo o datos disociados.
Artículo 29 — Tramitación y resolución
Las resoluciones se notifican por escrito indicando recursos. Se tramitan preferentemente las necesarias para ejercer derechos. Se desestiman si revelar la existencia del documento limita el acceso o si la solicitud es abusiva.
Artículo 30 — Plazo para resolver y sentido del silencio
La resolución debe notificarse en un mes, ampliable a dos si el volumen lo justifica. El plazo se interrumpe por subsanación o autorización. Si no hay resolución expresa en el plazo, la solicitud se entiende estimada.
Artículo 31 — Obtención de copias
El acceso conlleva derecho a copia, salvo si no es de libre consulta, falta equipos o es muy costoso, o vulnera propiedad intelectual. La resolución indica condiciones. Las copias pueden requerir pago de tasas.
Artículo 32 — Régimen de impugnaciones
Contra cualquier resolución expresa o presunta del procedimiento pueden interponerse los recursos administrativos y contencioso-administrativos que correspondan según la legislación aplicable.
Disposición adicional primera — Constitución del Consejo de Cooperación Archivística y de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado
Se convocará la reunión constitutiva del Consejo de Cooperación Archivística y la designación de sus miembros en 3 meses. La Comisión de Archivos se constituirá en 6 meses.
Disposición adicional segunda — Regulación de las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos
Las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos no suprimidas por el Real Decreto 776/2011 se regirán por su normativa específica.
Disposición adicional tercera — Archivo Histórico de la Nobleza
En 3 meses desde la entrada en vigor, se aprueban los órganos rectores del Archivo Histórico de la Nobleza (Toledo). Se suprime la Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional.
Disposición adicional cuarta — Sistema Archivístico de la Defensa
El Sistema Archivístico de la Defensa se rige por su normativa específica, aunque el régimen de acceso a sus documentos sigue lo establecido en este Real Decreto.
Disposición adicional quinta — Documentación que afecta a las relaciones internacionales de España
Podrá crearse un sistema archivístico propio del Ministerio de Asuntos Exteriores. Se constituirá un grupo de trabajo en 3 meses. El acceso a sus documentos sigue este Real Decreto.
Disposición adicional sexta — Régimen de acceso a los Archivos Históricos de titularidad y gestión estatal
El acceso a Archivos Históricos estatales sigue reglas específicas si son más favorables. Se aplican las del Real Decreto sin perjuicio de esas normas, por ser archivos abiertos al público.
Disposición adicional séptima — Régimen de acceso a los archivos y documentos adquiridos por negocio jurídico
El acceso a archivos y documentos custodiados por el Ministerio de Cultura mediante compra, comodato, depósito o donación se somete a las condiciones del negocio jurídico correspondiente.
Disposición adicional octava
El acceso a documentos de instituciones europeas en estos archivos se rige por la normativa europea, especialmente el Reglamento (CE) n.º 1049/2001.
Disposición adicional novena — Cláusula de no incremento del gasto público
La aplicación de este Real Decreto no supondrá aumento del gasto público ni del coste de funcionamiento de los órganos directivos respectivos.
Disposición transitoria primera — Normas y plazos de transferencias
Las normas de transferencia de documentos al Archivo General de la Administración se sustituyen progresivamente por los calendarios de conservación y normas técnicas del Sistema de Archivos.
Disposición transitoria segunda — Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos mantiene sus funciones consultivas hasta la constitución de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.
Disposición derogatoria única — Derogación normativa
Se derogan normas contrarias. En particular: Decreto de 22/11/1901 (Reglamento Archivos Estado), Decreto de 24/07/1947 (Archivos y Bibliotecas) y Orden de 25/11/1996 (Junta Superior de Archivos).
Disposición final primera — Modificación del Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre
Se modifica el Real Decreto 1401/2007. El Presidente de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos es el titular de la Subsecretaría de Cultura, con delegación posible en el Vicepresidente Primero.
Disposición final segunda — Título competencial
El Estado tiene competencia exclusiva sobre archivos estatales. Los capítulos I y II se basan en el artículo 149.2 de la Constitución para facilitar la comunicación cultural entre Comunidades Autónomas.
Disposición final tercera — Organización archivística departamental
Los titulares de departamentos ministeriales deben aplicar la organización archivística en 6 meses desde la entrada en vigor. El plazo es de 1 año si no disponen de Archivo Central.
Disposición final cuarta — Habilitación para el desarrollo reglamentario
Los titulares de departamentos ministeriales pueden adoptar medidas para desarrollar este Real Decreto, sin incremento global del gasto público ni de las estructuras orgánicas de dichos departamentos.
Disposición final quinta — Entrada en vigor
El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, que establece el Sistema Español de Archivos, entra en vigor el 1 de enero de 2012.
Información general
Temas
Leyes en las que se basa
- Reglamento aprobado por Real Decreto de 22 de noviembre de 1901 (GAZETA) BOE-A-1901-7492
- Decreto de 24 de julio de 1947 (Gazeta) BOE-A-1947-8145
- el art. 66 de la Ley 16/1985, de 25 de junio BOE-A-1985-12534
- Orden de 25 de noviembre de 1996 BOE-A-1996-26882
- el art. 2.1.a) del Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre BOE-A-2007-19248
Leyes que la modifican
- el art. 5.1 y 3, por Real Decreto 509/2020, de 5 de mayo BOE-A-2020-4860
- el art. 5.1 y 3 en la redacción dada por el Real Decreto 509/2020, de 5 de mayo, por Real Decreto 124/2022, de 15 de febrero BOE-A-2022-2460
- el art. 5.1 y 3, por Real Decreto 323/2024, de 26 de marzo BOE-A-2024-6087
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