Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos
Esta norma establece cómo deben gestionar y guardar los documentos electrónicos las administraciones para que sean válidos, seguros y accesibles.
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Resolución de 28 de junio de 2012, de la secretaría de estado de administraciones públicas, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos — Primero
Se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos, cuyo texto se incluye en la Resolución de 28 de junio de 2012 de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.
Resolución de 28 de junio de 2012, de la secretaría de estado de administraciones públicas, por la que se aprueba la norma técnica de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos — Segundo
La Norma Técnica se aplica desde el día siguiente a su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposición Transitoria primera del Real Decreto 4/2010.
I.*Objeto*
La norma establece directrices para definir políticas de gestión de documentos electrónicos.
II.*Ámbito de aplicación*
Aplica a políticas de gestión documental según el Esquema Nacional de Interoperabilidad. También vale para entornos híbridos papel-electrónico.
III.*Contenido y contexto*
La política debe incluir: alcance, roles, directrices, formación, supervisión y revisión. Se integra en la gestión general y usa estándares.
IV.*Actores involucrados*
Actores: alta dirección (aprueba), responsables de procesos (aplican), personal cualificado (gestiona) y personal implicado (ejecuta).
V.*Programa de tratamiento de documentos electrónicos*
El diseño e implantación de procesos se concreta en un programa de tratamiento específico. Este programa garantiza autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad durante todo el ciclo de vida.
VI. Procesos de gestión de documentos electrónicos
Los procesos incluyen: captura, registro legal, clasificación, descripción, acceso, calificación (documentos esenciales, plazos, dictamen), conservación, transferencia y destrucción (con medidas de seguridad del Real Decreto 3/2010).
VII. Asignación de metadatos
Las organizaciones garantizan la disponibilidad e integridad de metadatos. Se diseñan esquemas propios o se usa el e-EMGDE del Centro de Interoperabilidad Semántica como referencia para la interoperabilidad.
VIII.*Documentación*
Cada organización debe elaborar, mantener actualizados y documentar los procedimientos de gestión de documentos aplicables a sus distintos procesos de gestión documental.
IX.*Formación*
El personal recibe formación específica para gestionar documentos electrónicos. Las organizaciones exigen niveles idóneos de gestión y madurez a los proveedores de servicios documentales.
X.*Supervisión y auditoría*
Los procedimientos generan registros de evidencias. Las organizaciones realizan auditorías periódicas documentadas para garantizar la adecuación. Los resultados actualizan la política y los procesos.
XI.*Actualización*
La política de gestión, el programa de tratamiento y los procesos se actualizan para garantizar su adecuación permanente a las necesidades reales y la normativa aplicable.
Información general
Temas
Notas oficiales
Aplicable desde el 27 de julio de 2012.
Leyes en las que se basa
- Ley 11/2007, de 22 de junio BOE-A-2007-12352
- Disposición adicional 1 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero BOE-A-2010-1331
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