Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos Militares
También conocida como: RD 2598/1998, RD 2598/98Esta norma regula cómo se organizan, conservan y consultan los documentos y archivos del Ministerio de Defensa y las Fuerzas Armadas.
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Artículo por artículo
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Artículo único
Se aprueba el Reglamento de Archivos Militares, que figura como anexo al Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre.
Disposición adicional primera — Declaración de Archivos Nacionales
Se declaran Archivos Nacionales: Segovia, Madrid, Guadalajara, Ávila, Cartográfico (Ejército), Armada, Aire y Espacio, y Defensa.
Disposición adicional segunda — Publicidad del presente Reglamento
Debe haber un ejemplar del Reglamento disponible. Extractos sobre derechos y obligaciones se publican en salas de consulta y otras dependencias útiles.
Disposición derogatoria única — Derogación normativa
Se derogan el Reglamento de 1898, el de 1885 del Ministerio de Marina, la Orden de 1953 del Ministerio del Aire y cualquier norma de igual o inferior rango que se oponga al presente Real Decreto.
Disposición final primera — Habilitación de desarrollo
El Ministro de Defensa queda autorizado a dictar las normas de desarrollo necesarias para aplicar el Reglamento de Archivos Militares aprobado por este Real Decreto.
Disposición final segunda — Entrada en vigor
El Reglamento de Archivos Militares entra en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Artículo 1 — Ámbito de aplicación
El Reglamento se aplica a todos los archivos militares españoles, así como a los servicios técnicos o docentes relacionados con ellos o con las actividades de la Administración militar en la protección de su patrimonio documental.
Artículo 2 — Definición de archivos militares
Son archivos militares los conjuntos documentales e instituciones culturales de defensa y ejércitos. Integran el Patrimonio Documental Militar Español. Se rigen por la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español, su desarrollo y el presente Reglamento.
Artículo 3 — Responsabilidad sobre los archivos militares
Los archivos militares dependen directamente de sus entidades u organismos, responsables del cumplimiento del Reglamento. La Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa ejerce funciones de ordenación, asistencia e inspección.
Artículo 4 — Dirección, planificación y ejecución
El Ministro de Defensa dirige la política archivística. Un órgano del Ministerio coordina el Sistema Archivístico de la Defensa, elabora programas, normas técnicas, inspecciona archivos y forma al personal.
Artículo 5 — Órganos asesores y consultivos
Actúan como órganos consultivos la Junta de Archivos Militares y la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa.
Artículo 6 — Junta de Archivos Militares
La Junta de Archivos Militares es el máximo órgano consultivo del Ministro de Defensa en materia de archivos.
Artículo 7 — Competencias de la Junta de Archivos Militares
La Junta de Archivos Militares promueve el desarrollo normativo y la unificación de criterios sobre archivos militares. Asimismo, asesora en la coordinación y planificación de actuaciones respecto al patrimonio documental militar.
Artículo 8 — Dependencia y composición de la Junta de Archivos Militares
La Junta de Archivos Militares depende del órgano que dirija el Sistema Archivístico de la Defensa y es presidida por el Ministro o su delegado. La integran los archivos de los tres Ejércitos y el órgano director, pudiendo añadirse dos expertos designados por el Ministro. Su composición se fija por
Artículo 9 — Periodicidad de reuniones de la Junta de Archivos Militares
La Junta de Archivos Militares se reúne al menos tres veces al año, a requerimiento de su presidente.
Artículo 10 — Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa
La Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa es el órgano del Ministerio de Defensa que estudia y dictamina sobre la calificación, utilización, integración en archivos y régimen de acceso e inutilidad administrativa de los documentos de la Administración militar.
Artículo 11 — Competencias de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa
La Comisión Calificadora dictamina expurgo, propone plazos de permanencia y régimen de acceso. Informa solicitudes de acceso a documentos excluidos, siguiendo criterios de la Comisión Superior.
Artículo 12 — Dependencia y composición de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa
La Comisión depende del órgano director del Sistema Archivístico de la Defensa, presidida por el Ministro. Incluye representantes de Ejércitos, expertos y productores de documentos.
Artículo 13 — Aprobación de los dictámenes de eliminación de documentos
Los dictámenes de la Comisión Calificadora sobre eliminación de documentos se elevan a la autoridad competente para su aprobación, según el artículo 55.1 de la Ley 16/1985.
Artículo 14 — Subcomisiones calificadoras
La Comisión Calificadora puede crear subcomisiones asesoradas por archiveros del Sistema Archivístico de la Defensa, representantes técnicos y oficiales superiores con conocimiento de los fondos.
Artículo 15 — Periodicidad de reuniones de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa
La Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa se reúne al menos tres veces al año y siempre que sea convocada por su presidente.
Artículo 16 — Definición del Sistema Archivístico de la Defensa
El Sistema Archivístico de la Defensa incluye los organismos que estructuran, conservan, controlan y tratan la documentación de la Administración militar, conforme al Reglamento.
Artículo 17 — Elementos constitutivos del Sistema Archivístico de la Defensa
El Sistema Archivístico de la Defensa integra órganos de dirección, la Junta de Archivos Militares, la Comisión Calificadora y archivos militares en subsistemas de Tierra, Armada, Aire y Órgano Central.
Artículo 18 — Tipos de archivos de los subsistemas archivísticos
Los subsistemas archivísticos de la Defensa estructuran sus unidades en cinco tipos de archivos para custodiar documentación: 1. Archivos de gestión (oficinas productoras); 2. Archivos centrales (5 años, salvo excepciones aprobadas por el Ministro de Defensa); 3. Archivos intermedios (consulta espor
Artículo 19 — Archivos centrales
Los archivos centrales coordinan los archivos de gestión. Existen en centros directivos del Ministerio de Defensa, Cuarteles Generales, regiones militares, unidades, Delegaciones de Defensa y organismos autónomos. Pueden concentrarse por economía o crearse depósitos auxiliares.
Artículo 20 — Archivos intermedios
Los archivos intermedios coordinan y controlan los archivos centrales. Existen en: 1. Cuarteles Generales de los tres Ejércitos; 2. Órgano central (Archivo General de Defensa); 3. Regiones o Zonas Militares, Marítimas o Aéreas. Los expedientes personales de tropa y marinería se transfieren al
Artículo 21 — Archivos históricos
Cada subsistema del Reglamento de Archivos Militares debe contar con al menos un archivo histórico. Todos los archivos históricos militares tienen el carácter de Archivos Nacionales.
Artículo 22 — Creación de Archivos Militares Nacionales
La creación, fusión o reordenación de Archivos Militares Nacionales se realiza por Real Decreto, a propuesta del Ministro de Defensa y previo informe de la Junta de Archivos Militares, según el artículo 61.2 de la Ley 16/1985.
Artículo 23 — Real Decreto de creación de Archivos Militares Nacionales
El Real Decreto de creación de Archivos Militares Nacionales debe expresar su carácter nacional, enunciar criterios científicos e históricos, definir objetivos, fondos iniciales y estructura del archivo.
Artículo 24 — Creación de Archivos Militares no nacionales
La creación de Archivos Militares no nacionales se rige por los procedimientos vigentes para la creación de órganos y unidades administrativas.
Artículo 25 — Definición de documento
Se define documento como expresión en cualquier soporte, excluyendo copias no originales. El patrimonio documental militar incluye documentos generados o conservados por los organismos del artículo 2.1 del Reglamento.
Artículo 26 — Definición de las altas de documentos
Las altas en archivos militares incluyen transferencias, compraventa, donación, legado, depósito voluntario y otros actos. Requieren acta normalizada. Las transferencias de datos personales se comunican a la Agencia de Protección de Datos.
Artículo 27 — Registro General de Altas de Documentos
Los archivos militares llevan un Registro General de Altas con datos mínimos: orden, fecha, productor, remitente, fondos, fechas extremas, unidades, localización, titularidad, forma de ingreso y observaciones, siguiendo criterios de la Subdirección General de Archivos Estatales.
Artículo 28 — Definición de las bajas de documentos
Los documentos de los archivos militares causan baja por razones ordinarias o extraordinarias. Estas últimas pueden ser accidentales o voluntarias.
Artículo 29 — Bajas ordinarias
Las bajas ordinarias se producen por transferencia definitiva a otro archivo del sistema o por eliminación física, si procede según el Reglamento.
Artículo 30 — Bajas extraordinarias
Las pérdidas documentales por accidentes, robos o catástrofes son bajas extraordinarias. Requieren expediente informativo para determinar negligencias. Las permutas, intercambios o cesiones entre archivos también son bajas, requiriendo informe de la Junta de Archivos Militares.
Artículo 31 — Registro General de Bajas de Documentos
Las bajas definitivas se anotan en un Registro General estructurado por la Subdirección General de Archivos Estatales. Se consignan: número de orden, fecha, identificación, unidades, localización, carácter, causa, autoridad aprobadora y observaciones.
Artículo 32 — Orden del Ministro de Defensa para la salida de documentos
Los documentos custodiados en archivos históricos militares no pueden salir de sus locales sin autorización previa mediante Orden del Ministro de Defensa, conforme al artículo 63.2 de la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español.
Artículo 33 — Salidas temporales de documentos
La salida temporal para exposiciones, reproducción o restauración requiere Orden del Ministro de Defensa. Se lleva registro con datos de salida y reintegro. Es imprescindible póliza de seguro que cubra todo riesgo, según valoración establecida.
Artículo 34 — Copias y préstamos de carácter administrativo
Se facilitan copias para trámites administrativos. Los originales solo se prestan si es legalmente obligatorio, sin necesidad de Orden del Ministro, requiriendo autorización del director del centro. Consultas con fines distintos al administrativo siguen el régimen general.
Artículo 35 — Depósitos voluntarios
Los depósitos voluntarios son contratos administrativos escritos. Deben suscribirse por personas capacitadas. Los documentos siguen el régimen general sin restricciones. Se anotan en el Registro de Altas y, al finalizar o levantar el depósito, en el Registro de Bajas.
Artículo 36 — Definición del concepto de identificación
La identificación es el proceso de analizar la organización y funciones de la Administración productora, así como las series documentales, para facilitar su posterior clasificación.
Artículo 37 — Clasificación
La clasificación identifica las series documentales (unidades homogéneas de un mismo órgano). El fondo es el conjunto de series. La clasificación en archivos militares sigue un criterio orgánico funcional basado en el principio de procedencia.
Artículo 38 — Ordenación
Una vez identificadas las series, se ordenan las unidades documentales siguiendo criterios cronológicos, alfabéticos o numéricos, según la estructura de las series.
Artículo 39 — Definición del concepto de valoración documental
La valoración documental analiza testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos. Establece propuestas sobre plazos de transferencia, posible eliminación y régimen de acceso de las series.
Artículo 40 — Proceso de valoración
Los archivos centrales e intermedios valoran sus series documentales. La Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa coordina valoraciones para series comunes a múltiples organismos.
Artículo 41 — Propuestas a la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa
Las propuestas de valoración de los directores de archivos se remiten, a través de la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa, a la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa para dictamen.
Artículo 42 — Definición del concepto de eliminación documental
La eliminación es la destrucción física autorizada por el Subsecretario del Ministerio de Defensa. No se destruyen documentos con valor probatorio de derechos u obligaciones.
Artículo 43 — Proceso de eliminación documental
La eliminación documental requiere propuesta, informe de valoración y dictamen de la Comisión Calificadora. El Subsecretario aprueba la orden, publicada en el BOE. Si se deniega, no se puede reintentar en 5 años salvo cambio de criterios.
Artículo 44 — Instrumentos de referencia y descripción
Los archivos históricos del Sistema Archivístico de la Defensa elaboran guías, inventarios, catálogos e índices como instrumentos de referencia y descripción de sus fondos.
Artículo 45 — Guías
Las guías describen globalmente fondos documentales, indicando organismos, series, fechas, volumen, contenido, historia del archivo, horarios y servicios a usuarios.
Artículo 46 — Inventarios
El inventario describe unidades documentales. Debe incluir signaturas, tipo documental, fechas, introducción histórica y índices.
Artículo 47 — Prioridad del inventario
El inventario es el instrumento de referencia y descripción fundamental, básico y prioritario en los archivos del Sistema Archivístico de la Defensa.
Artículo 48 — Catálogos
El catálogo describe unidades documentales seleccionadas por afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal.
Artículo 49 — Índices
Los índices son referencias ordenadas. La elaboración automatizada de datos personales se restringe a la localización y acceso, cumpliendo el Real Decreto 1332/1994.
Artículo 50 — Normas de descripción
El Ministro de Defensa aprueba las normas técnicas de descripción, previo informe de la Junta de Archivos Militares.
Artículo 51 — Programa descriptivo
Los archivos militares priorizan en sus programas: 1) inventarios de fondos sin ellos, 2) otros instrumentos para el patrimonio documental militar, y 3) instrumentos de referencia ajustados a las demandas mayoritarias de los usuarios.
Artículo 52 — Acceso a los instrumentos de referencia y descripción
Los instrumentos de referencia y descripción de documentos en los archivos militares son de libre acceso para quienes los soliciten, salvo que la información esté afectada por restricciones de acceso establecidas en la legislación vigente.
Artículo 53 — Difusión de la información archivística
La difusión archivística incluye: mantener el censo del patrimonio documental militar, confeccionar estadísticas, coordinar proyectos nacionales, informar a instituciones y personas sobre fuentes documentales y restricciones de acceso.
Artículo 54 — Instrumentos auxiliares en la difusión de la información
Además de los instrumentos anteriores, se puede proporcionar información a los usuarios mediante repertorios de fuentes, directorios de archivos, censos u otros complementarios, según las directrices de los programas de actuación.
Artículo 55 — Censo de Archivos Militares Españoles
El órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa mantiene el Censo de Archivos Militares Españoles y colabora con la Administración competente en el censo de bienes del patrimonio documental histórico español.
Artículo 56 — Red de intercambio de información
La Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa crea una red de intercambio de información, normas básicas, modelos de formularios y normas técnicas para soportes informáticos. Quedan excluidos los ficheros del Registro General de Protección de Datos.
Artículo 57 — Publicación de instrumentos de descripción
Los archivos militares publican instrumentos de descripción y repertorios. La propiedad intelectual corresponde a las entidades responsables, respetando el derecho moral de autoría. La publicación requiere autorización de dichas entidades.
Artículo 58 — Directrices sobre edificios y locales destinados a archivos
El Ministro de Defensa, con informes de la Junta de Archivos Militares, redacta directrices técnicas periódicas para edificios, instalaciones y conservación de archivos. Los proyectos de obra y suministros deben ajustarse a estas directrices.
Artículo 59 — Zona de depósitos
Los archivos centrales, intermedios e históricos del Sistema Archivístico de la Defensa cuentan con un área de depósitos exclusiva para la conservación de documentos.
Artículo 60 — Unidades de conservación archivística
Los documentos en depósitos se guardan clasificados en contenedores ajustados a formatos normalizados del Sistema Archivístico de la Defensa, salvo excepciones. Cada contenedor constituye una unidad de conservación archivística.
Artículo 61 — Signaturas
Las unidades documentales tienen signatura topográfica anotada en el Registro Topográfico. Los documentos especiales se conservan aparte, manteniendo constancia de su relación con el expediente.
Artículo 62 — Recuentos y otros controles. Laboratorios de restauración
Se realizan recuentos sistemáticos y control ambiental. Ante riesgos graves, se notifica al órgano de dirección. Los archivos históricos tienen laboratorios de restauración propios o compartidos.
Artículo 63 — Tratamiento preventivo
Los documentos de nuevo ingreso deben recibir tratamiento preventivo adecuado para evitar la contaminación y propagación de factores nocivos al resto de los fondos archivísticos.
Artículo 64 — Principio general de libre acceso a los documentos conservados en archivos militares
El acceso a expedientes terminados es libre y gratuito. Se restringe por excepciones legales. Los datos personales siguen la normativa de protección de datos y los documentos clasificados su legislación específica.
Artículo 65 — Restricciones por razón de Seguridad del Estado y Defensa Nacional
El Ministro de Defensa puede excluir documentos que afecten a la Defensa Nacional o Seguridad del Estado. Se puede solicitar autorización previa, cuya denegación debe estar motivada.
Artículo 66 — Restricciones por razón de protección de la intimidad
Los documentos que afectan a honor, intimidad e imagen tienen acceso restringido. Se requiere consentimiento notarial de los afectados o herederos. Si hay datos de terceros, se despersonalizan o se sirve parcialmente.
Artículo 67 — Facultades de control de los directores de los archivos militares
Los directores de archivos pueden excluir cautelarmente documentos por Defensa Nacional o Seguridad del Estado, o restringir acceso por intimidad. Estas medidas son provisionales hasta resolución definitiva del Ministro de Defensa.
Artículo 68 — Vigilancia del buen orden en los archivos y de la conservación de los documentos
Los directores de archivos militares pueden excluir a quienes alteren el orden o pongan en peligro los documentos. La Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa puede restringir el acceso a usuarios que contravengan gravemente el Reglamento o la legislación vigente.
Artículo 69 — Horario de atención al público
Los archivos militares intermedios e históricos están abiertos al público en un horario previamente fijado, del cual se da conocimiento.
Artículo 70 — Tarjetas de investigador y autorizaciones temporales de consulta
Para investigar en archivos militares se requiere tarjeta de investigador (renovable cada 3 años) expedida por archivo histórico o Ministerio de Educación y Cultura. Para consultas menores de 7 días basta con autorización temporal. Se abre expediente con datos del investigador.
Artículo 71 — Servicio de documentos
El servicio de documentos a los usuarios del archivo se realiza exclusivamente por personal del propio archivo, según el Reglamento de Archivos Militares.
Artículo 72 — Salas de investigadores
La consulta se realiza en salas acondicionadas según directrices del Ministro de Defensa. Solo acceden quienes tengan las acreditaciones reglamentarias. No se permite entrada a depósitos o talleres sin autorización previa del Director del archivo.
Artículo 73 — Vigilancia de las salas de investigadores
Los investigadores deben depositar carteras y bolsos en dependencias asignadas. Se prohíbe alterar los documentos. Las salas de consulta deben contar con vigilancia mientras haya público en ellas para garantizar la seguridad y conservación.
Artículo 74 — Solicitud de documentos
La solicitud se hace en impresos normalizados por unidad de conservación. Solo se consulta una unidad a la vez. Está prohibida la consulta simultánea por varios investigadores, salvo autorización del Director.
Artículo 75 — Servicio de los documentos excluidos de la libre consulta pública
Los documentos excluidos de consulta pública solo se sirven con autorización expresa a personas autorizadas. El Director puede establecer un lugar especial y tomar medidas de seguridad para evitar accesos no autorizados.
Artículo 76 — Atención de consultas mediante reproducciones con fines de conservación
Se sirven reproducciones como norma general. Los originales solo se sirven si la investigación lo justifica, el estado de conservación lo permite y hay autorización expresa del Director del archivo.
Artículo 77 — Retirada de documentos originales de la consulta por riesgo de deterioro
Si el Director considera que el manejo directo deteriora irreparablemente un documento, puede excluirlo del servicio público, notificando por escrito a los solicitantes hasta reparar las circunstancias.
Artículo 78 — Reintegro de los documentos servidos
Los documentos se reintegran el mismo día. Si se solicitan para el día siguiente, se reservan hasta 3 días consecutivos. Se admiten peticiones anticipadas por correo o fax de hasta 10 unidades.
Artículo 79 — Archivo de Seguridad de Reproducciones Documentales
El Sistema Archivístico de la Defensa cuenta con un Archivo de Seguridad para custodiar primeras copias de reproducciones completas u otras remitidas por el Ministerio de Defensa. Estas copias solo sirven para emitir nuevas copias, no para consulta pública, y se guardan en lugar distinto al original
Artículo 80 — Laboratorios de reproducción de documentos
Los Archivos Históricos Militares tienen laboratorios de reproducción para usuarios y programas de seguridad. Si requieren tratamientos especiales, se usan servicios técnicos de la Administración o comerciales con convenio. En los archivos no se permiten aparatos ajenos sin resolución expresa previa
Artículo 81 — Servicio de reproducciones a los usuarios
Los servicios de reproducción proporcionan copias de documentos no excluidos de consulta, según capacidad y condiciones reglamentarias. Si la obra tiene propiedad intelectual vigente, se aplican las condiciones de dicha legislación. Las peticiones deben identificar claramente los documentos a repro
Artículo 82 — Reproducción de documentos excluidos de la libre consulta
Si el artículo 75 permite reproducir documentos excluidos de consulta pública, las copias se entregan personalmente al peticionario autorizado. La autorización establece condiciones y limitaciones en la divulgación de la información obtenida de dicha documentación
Artículo 83 — Selección del procedimiento de reproducción
Los Directores de archivos establecen el procedimiento de reproducción más adecuado para garantizar la conservación de los originales, según sus características físicas.
Artículo 84 — Reproducción de más de dos terceras partes del contenido de una unidad de conservación
Si se solicita reproducir más de dos terceras partes de una unidad, se reproduce todo en soporte perdurable. La primera copia queda en el Archivo de Seguridad y se entrega un duplicado completo al investigador, que paga los gastos según precios públicos del Ministerio de Defensa.
Artículo 85 — Finalidad y uso de las reproducciones
Los peticionarios deben declarar la finalidad de las reproducciones y aceptar sus condiciones de uso. Las copias no pueden ser reproducidas nuevamente sin autorización del Ministerio de Defensa.
Artículo 86 — Precios públicos de las reproducciones
La solicitud de reproducciones devenga el derecho al cobro del precio establecido, de acuerdo con la legislación vigente sobre precios públicos.
Artículo 87 — Normativa sobre reproducción de documentos
El Ministro de Defensa aprueba, previo informe de la Junta de Archivos Militares, las normas técnicas y de procedimiento para la solicitud, realización y obtención de reproducciones en los archivos militares.
Artículo 88 — Planes ordinarios anuales
Los órganos del Ministerio de Defensa elaboran planes anuales ordinarios. Deben enviarlos al órgano director del Sistema Archivístico de la Defensa en octubre del año anterior. Los centros integrantes envían sus proyectos en los primeros cuatro meses del año anterior.
Artículo 89 — Planes extraordinarios
El órgano director del Sistema Archivístico de la Defensa elabora planes extraordinarios para actuaciones conjuntas o riesgos. Incluyen proyectos descriptivos, divulgativos, formativos, de restauración, reproducción o conservación preventiva, tras recibir propuestas y con informe de la Junta de Arch
Artículo 90 — Seguimiento de los planes
Los órganos y unidades gestoras del patrimonio documental militar del Ministerio de Defensa vigilan el cumplimiento de los planes mediante: información solicitada a archivos y servicios, recepción de partes de trabajo con la periodicidad indicada, y visitas de inspección técnica.
Artículo 91 — Instrucciones para la ejecución de planes
El órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa formula instrucciones técnicas para asegurar la coherencia en la ejecución de los planes, previo informe de la Junta de Archivos Militares, y presta el asesoramiento técnico solicitado.
Artículo 92 — Memorias anuales
Dentro de los dos primeros meses de cada ejercicio, los archivos intermedios e históricos remiten memorias y partes estadísticos del año anterior al órgano director del Sistema Archivístico de la Defensa. Las memorias deben referenciar proyectos, grado de cumplimiento y causas de modificaciones.
Artículo 93 — Bibliotecas auxiliares
Los archivos históricos del Sistema Archivístico de la Defensa deben tener una biblioteca auxiliar para investigación. El acceso se rige por las normas de consulta de documentos, priorizando esta sobre el uso de la sala de investigadores.
Artículo 94 — Programación de actividades culturales
Los archivos históricos del Sistema Archivístico de la Defensa incluirán en su programación actividades culturales, pedagógicas y científicas para difundir sus fondos.
Artículo 95 — Convenios de colaboración
Los acuerdos con instituciones archivísticas, académicas o culturales se formalizan como convenios de colaboración, suscritos por el Ministro de Defensa, asegurando el cumplimiento del Reglamento.
Artículo 96 — Certificados y compulsas
Los Directores de archivos o funcionarios designados expedirán certificaciones y compulsas estrictas. Se respetan secretos oficiales, intimidad y seguridad del Estado. Los Directores pueden certificar el funcionamiento habitual del archivo.
Artículo 97 — Formalidades de certificados y compulsas
Las certificaciones y compulsas deben indicar la unidad de conservación. Las compulsas se formalizan exclusivamente sobre copia del documento original conservado en el archivo.
Artículo 98 — Áreas de trabajo
Los archivos históricos militares organizan fondos en áreas: control, conservación, descripción y referencia. El personal debe ser especializado. La dotación depende del tipo de archivo y volumen.
Artículo 99 — Área de control
El área de control gestiona planificación, entrada/salida de documentos, identificación de fondos, valoración, selección, elaboración de instrumentos de control y recuentos periódicos.
Artículo 100 — Área de conservación
El área de conservación incluye planificación, ejecución y seguimiento de tareas como condiciones de edificios, seguridad, restauración y reproducción documental.
Artículo 101 — Área de descripción
El área de descripción abarca planificación, ejecución y seguimiento de tareas de descripción, investigación científica de fondos, normalización e instrumentos de descripción.
Artículo 102 — Área de referencia
El área de referencia incluye planificación, ejecución y seguimiento de actividades de difusión: atención, asesoramiento, control de investigadores, sala de lectura, reproducción, publicaciones, formación e información.
Artículo 103 — Jefes de área
Las áreas de control, conservación, descripción y referencia están a cargo de jefes con amplios conocimientos de archivística, ocupados por militares especializados o funcionarios de la Administración del Estado.
Artículo 104 — Áreas complementarias
Existen áreas complementarias de carácter general para atender asuntos de administración, secretaría e informática.
Artículo 105 — Director del centro
Los Archivos Históricos e Intermedios Militares del Ejército de Tierra, Armada y Aire son dirigidos por un Oficial superior. En el Órgano Central, el Director puede ser funcionario de grupo A o B con conocimientos archivísticos.
Artículo 106 — Responsabilidades y cometidos del Director
El Director del centro dirige la administración, representa al centro, gestiona presupuestos, valida certificaciones, coordina actividades culturales y departamentos, y aprueba planes y memorias anuales.
Artículo 107 — Director técnico
Los Archivos Históricos e Intermedios Militares del Ejército de Tierra, Armada y Aire cuentan con un Director técnico (funcionario grupo A o B) que depende orgánicamente del Director del centro.
Artículo 108 — Responsabilidades y cometidos del Director técnico
El Director técnico dirige el tratamiento archivístico, coordina conservación y descripción, planifica necesidades económicas, asesora al Director, atiende investigadores y elabora propuestas de planes y memorias.
Artículo 109 — Personal técnico especializado para los laboratorios
Los archivos militares en etapa intermedia deben contar con personal especializado para laboratorios de conservación, reproducción y mantenimiento, con los conocimientos y titulación precisos.
Artículo 110 — Personal administrativo y auxiliar
Los archivos militares, desde archivo intermedio, incluyen personal administrativo y auxiliar para habilitación, contabilidad, control de correspondencia y secretaría.
Artículo 111 — Personal subalterno
Desde archivo intermedio, los archivos militares cuentan con personal subalterno para servicio a usuarios, control de accesos, limpieza y tareas mecánicas.
Artículo 112 — Integración en el Sistema Español de Archivos
El Sistema Archivístico de la Defensa forma parte del Sistema Español de Archivos, definido en la Ley 16/1985, y se somete a su normativa y directrices.
Disposición adicional primera — Definición de la estructura periférica de los subsistemas archivísticos
Los Cuarteles Generales definen la estructura periférica de sus subsistemas archivísticos y la comunican al órgano de Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa.
Disposición adicional segunda — Elaboración de las plantillas de personal necesarias para cada archivo
Los Cuarteles Generales elaboran plantillas para archivos, compensando puestos con personal excedente. Proponen necesidades a la Subsecretaría de Defensa. El Ministerio de Defensa atiende estas necesidades según disponibilidades presupuestarias, sin aumentar el gasto.
Disposición adicional tercera — Inaplicación reglamentaria a los archivos de los Juzgados y Tribunales Militares
El Reglamento no se aplica a los Archivos de los Juzgados y Tribunales Militares, aunque se estudiará su adaptación a los principios del mismo.
Disposición transitoria primera — Comienzo de la aplicación del nuevo criterio archivístico de clasificación documental
Durante seis meses tras la entrada en vigor, los archivos centrales mantienen su estructura antigua. Pasado ese plazo, solo se aplica el criterio de clasificación del Título II, Capítulo IV del Reglamento.
Disposición transitoria segunda — Plazo de elaboración del mapa de las estructuras archivísticas del Sistema Archivístico de la Defensa
La Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa elaborará el mapa de estructuras archivísticas en un año desde la entrada en vigor del Reglamento, según la tipología del artículo 18.
Disposición transitoria tercera — Plazo de confección de los modelos de cuadros básicos de clasificación de archivos
La Dirección del sistema archivístico de la Defensa confeccionará los modelos de cuadros básicos de clasificación para distintos tipos de archivos en un plazo de dos años desde la entrada en vigor.
Disposición transitoria cuarta — Utilización provisional de la red de archivos estatales de la Administración Civil
Se usa la red de archivos civiles si no hay estructuras de Defensa o por incapacidad física de depósitos, con acuerdo del Ministerio de Educación y Cultura. Los Cuarteles Generales reservan espacios en bases para futuros archivos.
Información general
Leyes en las que se basa
- Reglamento para el servicio del archivo central del Ministerio de Marina, de 7 de enero de 1885 BOE-A-1885-4490
- Reglamento provisional para el régimen y servicio de los archivos militares, de 1 de septiembre de 1898 BOE-A-1898-3553
- la Ley 16/1985, de 25 de junio BOE-A-1985-12534
Leyes que la modifican
- lo indicado, por Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre BOE-A-2002-22192
- sobre órganos del Sistema Archivístico de la Defensa: Orden PRE/0447/2003, de 27 de febrero BOE-A-2003-4378
- con el art. 22, creando el Archivo General e Historico de Defensa: Real Decreto 1674/2011, de 18 de noviembre BOE-A-2011-18143
- la disposición adicional 1, por Real Decreto 33/2023, de 24 de enero BOE-A-2023-2025
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