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11 jun 2025
Orden PCI/361/2019, de 20 de marzo, por la que se establece el modelo y las normas reguladoras del expediente académico del personal de la Guardia Civil
Qué ha cambiado (10 artículos)
Artículo 2▾
Antes1. A todos los miembros de la Guardia Civil se le anotará en su expediente académico las calificaciones académicas, certificaciones y acreditaciones de los títulos obtenidos y estudios realizados, desde su incorporación a la Guardia Civil hasta que cesen en la relación de servicios profesionales con el Cuerpo, de acuerdo con lo dispuesto en esta orden.
Ahora1. A todo el personal de la Guardia Civil se le anotará en su expediente académico las calificaciones académicas, certificaciones y acreditaciones de los títulos obtenidos y estudios realizados, desde su incorporación a la Guardia Civil hasta que cesen en la relación de servicios profesionales con el Cuerpo, de acuerdo con lo dispuesto en esta orden.
Párrafo añadido
De igual modo, al alumnado de los centros docentes de formación que no hubiera adquirido la condición de guardia civil, se le anotarán en su expediente académico las calificaciones académicas, certificaciones y acreditaciones de los títulos obtenidos y estudios realizados con anterioridad a su incorporación a la Guardia Civil, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado siguiente.
Artículo 3▾
Antesb) Anotación: registro de las calificaciones, certificaciones y acreditaciones de los títulos obtenidos y estudios realizados en el expediente académico de un guardia civil de acuerdo con lo establecido en esta orden.
Ahorab) Anotación: registro de las calificaciones, certificaciones y acreditaciones de los títulos obtenidos y estudios realizados en el expediente académico de un guardia civil o del alumnado de los centros docentes de formación, de acuerdo con lo establecido en esta orden.
Artículo 5▾
AntesLa finalidad del expediente académico es disponer, en forma ordenada y completa, de la información a que se refiere el artículo anterior, como parte del historial profesional individual de cada guardia civil, y su utilización surtirá únicamente los efectos previstos en las normas y demás disposiciones que regulan los distintos procesos de gestión de personal de la Guardia Civil, asegurando su uso confidencial. Entre estos procesos se encuentran, en todo caso, los siguientes:
AhoraLa finalidad del expediente académico es disponer, en forma ordenada y completa, de la información a que se refiere el artículo anterior, como parte del historial profesional individual de cada guardia civil y del alumnado de los centros docentes de formación de la Guardia Civil, y su utilización surtirá únicamente los efectos previstos en las normas y demás disposiciones que regulan los distintos procesos de gestión de personal de la Guardia Civil, asegurando su uso confidencial. Entre estos procesos se encuentran, en todo caso, los siguientes:
Artículo 7▾
Párrafo añadido
f) Las titulaciones o certificados de estudios profesionales expedidos por los órganos competentes de las Fuerzas Armadas no incluidos en los apartados a), b) y c).
Párrafo añadido
g) Las titulaciones o certificados de estudios profesionales expedidos por los órganos extranjeros competentes en la materia, no incluidos en los apartados a), b), c) y d).
Artículo 10▾
Eliminado1. La elaboración, custodia y tratamiento documental e informático del expediente académico a que se refiere esta orden corresponderá a la Jefatura de Enseñanza de la Guardia Civil, la cual ostentará la condición de responsable del tratamiento, a los efectos previstos en la normativa vigente de protección de datos de carácter personal. Asimismo, será la encargada de emitir las certificaciones previstas sobre los datos obrantes en los expedientes académicos.
Antes2. En la elaboración, custodia y tratamiento del expediente académico, así como en las compulsas y certificaciones solicitadas, la Jefatura de Enseñanza aplicará, como medio prioritario, los procedimientos telemáticos con las características de seguridad según la normativa vigente.
Ahora1. La elaboración, custodia y tratamiento documental e informático del expediente académico a que se refiere esta orden corresponderá a la Jefatura de Personal de la Guardia Civil, a través del Servicio de Historial Profesional, que utilizará de modo prioritario los procedimientos electrónicos que cumplan con los protocolos de seguridad que se establezcan. El empleo de tales medios electrónicos alcanzará, igualmente, a las copias auténticas y certificaciones solicitadas sobre el contenido de las hojas de servicios.
Párrafo añadido
2. La Jefatura de Personal de la Guardia Civil ostentará la condición de responsable del tratamiento, a los efectos previstos en la normativa vigente de protección de datos de carácter personal. Asimismo, será la encargada de emitir las certificaciones previstas sobre los datos obrantes en los expedientes académicos.
Artículo 11▸
AntesLos cursos, así como las calificaciones obtenidas en los mismos, superados en centros de la estructura docente de la Guardia Civil serán anotados en el expediente académico a su finalización. Por parte de la Jefatura de Enseñanza de la Guardia Civil podrá delegarse la anotación en el expediente en los directores de los centros docentes correspondientes, para los cursos que en ellos se impartan.
AhoraLos cursos, así como las calificaciones obtenidas en los mismos, superados en centros de la estructura docente de la Guardia Civil serán anotados en el expediente académico a su finalización. Por parte de la Jefatura de Personal de la Guardia Civil podrá delegarse la anotación en el expediente en los centros docentes correspondientes, para los cursos que en ellos se impartan.
AntesEstos títulos y estudios serán anotados en el expediente académico, a su finalización, por la Jefatura de Enseñanza, pudiendo delegarse la anotación en el expediente en los directores de los centros docentes correspondientes. A estos efectos, se entenderá que una actividad formativa ha finalizado una vez que sea publicada la resolución correspondiente en el «Boletín Oficial de la Guardia Civil».
AhoraEstos títulos y estudios serán anotados en el expediente académico, a su finalización, por la Jefatura de Personal, pudiendo delegarse la anotación en el expediente en los centros docentes correspondientes. A estos efectos, se entenderá que una actividad formativa ha finalizado una vez que sea publicada la resolución conforme a lo establecido en el artículo 16.
EliminadoSerá competencia de la Jefatura de Enseñanza, tras la pre-anotación telemática por parte del interesado por el procedimiento que la misma determine, la validación y anotación de los mismos, pudiendo solicitar al interesado cuanta documentación considere a los efectos de verificación de la anotación que se pretenda realizar.
AntesLos títulos o estudios oficiales del sistema educativo español que se hayan obtenido con la superación de los correspondientes planes de estudios en el sistema de enseñanza de la Guardia Civil o hayan sido exigidas para la incorporación a las diferentes escalas, serán anotados de oficio en el expediente académico, a su finalización, por la Jefatura de Enseñanza, pudiendo delegarse la anotación en el expediente en los directores de los centros docentes correspondientes o del Centro Universitario de la Guardia Civil. Este extremo quedará convenientemente reflejado y diferenciado, proporcionando los efectos oportunos en los diferentes procesos de gestión de personal.
AhoraSerá competencia de la Jefatura de Personal, previa consulta y conformidad de la Jefatura de Enseñanza y tras la pre-anotación telemática por parte del interesado por el procedimiento que la misma determine, la validación y anotación de los mismos, pudiendo solicitar al interesado cuanta documentación considere a los efectos de verificación de la anotación que se pretenda realizar.
Párrafo añadido
Los títulos o estudios oficiales del sistema educativo español que se hayan obtenido con la superación de los correspondientes planes de estudios en el sistema de enseñanza de la Guardia Civil o hayan sido exigidas para la incorporación a las diferentes escalas, serán anotados de oficio en el expediente académico, a su finalización, por la Jefatura de Personal, tras la oportuna comunicación por parte de la Jefatura de Enseñanza, pudiendo delegarse la anotación en el expediente en los centros docentes correspondientes o del Centro Universitario de la Guardia Civil. Este extremo quedará convenientemente reflejado y diferenciado, proporcionando los efectos oportunos en los diferentes procesos de gestión de personal.
EliminadoSerá competencia de la Jefatura de Enseñanza anotar la acreditación de los niveles de conocimiento de idiomas, una vez sean publicados en el “Boletín Oficial del Ministerio de Defensa” o de la Guardia Civil.
EliminadoLos niveles de conocimiento de idiomas que se hayan obtenido con la superación de los correspondientes planes de estudios en la enseñanza de formación para la incorporación a las distintas escalas del Cuerpo, así como su correspondencia a los perfiles SLP cuando corresponda, serán anotados de oficio en el expediente académico, a su finalización, por la Jefatura de Enseñanza, pudiendo delegarse la anotación en el expediente en los directores de los centros docentes correspondientes o del Centro Universitario de la Guardia Civil. Este extremo quedará convenientemente reflejado y diferenciado, proporcionando los efectos oportunos en los diferentes procesos de gestión de personal.
EliminadoCon respecto al resto de los títulos y niveles obtenidos en los idiomas extranjeros o lenguas cooficiales españolas que puedan ser objeto de anotación, serán anotados por la Jefatura de Enseñanza previa solicitud y justificación documental del interesado.
AntesAsimismo, es competencia de la Jefatura de Enseñanza la cancelación o la modificación de la anotación de los títulos o niveles de conocimiento de los idiomas extranjeros o lenguas cooficiales que estén anotados en el expediente académico de cada guardia civil.
AhoraSerá competencia de la Jefatura de Personal anotar la acreditación de los niveles de conocimiento de idiomas, una vez sean publicados en el “Boletín Oficial del Ministerio de Defensa” o de la Guardia Civil.
Párrafo añadido
Los niveles de conocimiento de idiomas que se hayan obtenido con la superación de los correspondientes planes de estudios en la enseñanza de formación para la incorporación a las distintas escalas del Cuerpo, así como su correspondencia a los perfiles SLP cuando corresponda, serán anotados de oficio en el expediente académico, a su finalización, por la Jefatura de Personal, tras la oportuna comunicación por parte de la Jefatura de Enseñanza, pudiendo delegarse la anotación en el expediente en los centros docentes correspondientes o del Centro Universitario de la Guardia Civil. Este extremo quedará convenientemente reflejado y diferenciado, proporcionando los efectos oportunos en los diferentes procesos de gestión de personal.
Párrafo añadido
Con respecto al resto de los títulos y niveles obtenidos en los idiomas extranjeros o lenguas cooficiales españolas que puedan ser objeto de anotación, serán anotados por la Jefatura de Personal, previa validación de la Jefatura de Enseñanza, y tras la solicitud y justificación documental del interesado.
Párrafo añadido
Asimismo, la Jefatura de Enseñanza comunicará a la Jefatura de Personal, la necesidad de cancelar o modificar la anotación de los títulos o niveles de conocimiento de los idiomas extranjeros o lenguas cooficiales que estén anotados en el expediente académico del personal de la Guardia Civil o del alumnado de un centro docente de formación.
Eliminado4. El expediente académico de cada guardia civil contendrá, además, los documentos originales o copias autenticadas, en este caso de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de las certificaciones y acreditaciones de los títulos y estudios aportados, en su caso, por los interesados.
Antes5. Dentro de los derechos del afectado recogidos en la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal, la rectificación de una anotación se realizará, bien de oficio, bien a solicitud del interesado por el procedimiento que se determine por parte de la Jefatura de Enseñanza, de acuerdo a lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 109 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Ahora4. El expediente académico de cada guardia civil contendrá, además, los documentos originales o copias auténticas, en soporte electrónico, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de las certificaciones y acreditaciones de los títulos y estudios aportados, en su caso, por los interesados.
Párrafo añadido
5. Dentro de los derechos del afectado recogidos en la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal, la rectificación de una anotación se realizará, bien de oficio, bien a solicitud del interesado por el procedimiento que se determine por parte de la Jefatura de Personal, de acuerdo a lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 109 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Artículo 12▸
Eliminado1. La apertura del expediente académico dará origen a un expediente personal que comprenderá la documentación en soporte papel o los archivos informáticos con la información que se ha de incorporar al expediente académico, y que no haya sido objeto de publicación en boletines oficiales, constituyendo el respaldo y garantía de fiabilidad de las correspondientes anotaciones en el expediente académico.
Antes2. La ordenación, custodia, explotación y acceso a los expedientes académicos, cuya responsabilidad recae en la Jefatura de Enseñanza de la Guardia Civil, se hará de conformidad con la normativa archivística del Ministerio del Interior y la propia regulación interna de la Institución, manteniendo en todo caso las garantías de seguridad, confidencialidad y acceso a que se refieren los artículos 8 y 9.
Ahora1. La apertura del expediente académico dará origen a un expediente personal que comprenderá la documentación en soporte electrónico con la información que se ha de incorporar al expediente académico, y que no haya sido objeto de publicación en boletines oficiales, constituyendo el respaldo y garantía de fiabilidad de las correspondientes anotaciones en el expediente académico.
Párrafo añadido
2. La ordenación, custodia, explotación y acceso a los expedientes académicos, cuya responsabilidad recae en la Jefatura de Personal de la Guardia Civil, se hará de conformidad con la normativa archivística del Ministerio del Interior y la propia regulación interna de la Institución, manteniendo en todo caso las garantías de seguridad, confidencialidad y acceso a que se refieren los artículos 8 y 9.
Disposición adicional primera▸
AntesLos datos académicos que obren en los expedientes académicos del personal militar profesional que ingrese en la Guardia Civil y que resulten relevantes, de acuerdo con la finalidad y efectos recogidos en el artículo 5, se volcarán de oficio en el nuevo expediente académico que se abra a su incorporación al Cuerpo. Para ello, los órganos de gestión de personal del Ministerio de Defensa facilitarán a la Jefatura de Enseñanza de la Guardia Civil la información correspondiente.
AhoraLos datos académicos que obren en los expedientes académicos del personal militar profesional que ingrese en la Guardia Civil y que resulten relevantes, de acuerdo con la finalidad y efectos recogidos en el artículo 5, se volcarán de oficio en el nuevo expediente académico que se abra a su incorporación al Cuerpo. Para ello, los órganos de gestión de personal del Ministerio de Defensa facilitarán a la Jefatura de Personal de la Guardia Civil la información correspondiente.
Disposición adicional segunda▸
Antes1. Los datos académicos de los alumnos de los centros docentes de formación que no hayan adquirido la condición de guardia civil serán comunicados a la Jefatura de Enseñanza por el centro docente, una vez obtenido el primer empleo de la escala correspondiente, a efectos de su anotación en el expediente académico de los interesados.
Ahora1. Los datos académicos del alumnado de los centros docentes de formación que no hayan adquirido la condición de guardia civil serán comunicados a la Jefatura de Personal por el centro docente de formación, una vez nombrados como alumnado, a efectos de su anotación en el expediente académico.
Párrafo añadido
Esta anotación en el expediente académico podrá delegarse en los centros docentes correspondientes.
Disposición adicional tercera▸
Párrafo añadido
Así mismo, esa Jefatura llevará a cabo las acciones necesarias para garantizar que las medidas de pre-anotación telemática, validación y anotación en el expediente académico se llevan a cabo a través de una aplicación electrónica, con las debidas garantías de aseguramiento del acceso, confidencialidad, integridad, trazabilidad, autenticidad, disponibilidad y de conservación de los datos, la información y el servicio conforme al Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad.