Orden JUS/1294/2003, de 30 de abril, por la que se determinan los ficheros automatizados con datos de carácter personal del departamento y de sus organismos públicos

Ficheros automatizados con datos de carácter personal del Ministerio de Justicia y de sus organismos públicos

FICHERO 1

Nombre del fichero: Nómina de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado

1. Finalidad y usos previstos: La finalidad del fichero es la gestión de la nómina del personal funcionario y laboral de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.

Los usos que se darán al fichero son los derivados de la emisión de la nómina del personal de la Abogacía, así como los destinados a la obtención de todos los productos derivados de la misma, tales como información periódica para los afectados, informes y ficheros destinados a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social o MUFACE y clases pasivas y bancos pagadores, seguimiento contable del capítulo 1 presupuestario, gestión económica de la acción social y obtención de estudios estadísticos o monográficos destinados a la gestión económica del personal. Los recibos de nómina serán accesibles desde el portal Funciona, por los propios interesados.

2. Personas o colectivos afectados: Personal funcionario y laboral destinado en la Abogacía.

3. Procedimiento de recogida de datos: Los datos se obtienen por transmisión por medios informáticos de los datos relativos al personal, procedente del Registro Central de Personal del Ministerio de la Presidencia y de formularios cumplimentados por el personal funcionario o laboral.

4. Estructura básica del fichero: El sistema de tratamiento del fichero será parcialmente automatiza.

Datos identificativos: Nombre y apellidos, DNI/CIF/Documento identificativo, número de registro de personal, número de Seguridad Social/Mutualidad, dirección postal y electrónica y teléfono.

Datos especialmente protegidos: Afiliación sindical. Datos de salud (referentes exclusivamente al grado de discapacidad o la simple declaración de discapacidad o invalidez del afectado).

Otras categorías de datos de carácter personal:

Datos de características personales: Sexo, estado civil, edad, fecha y lugar de nacimiento y datos familiares.

Datos académicos y profesionales: Titulaciones, formación y experiencia profesional.

Datos de detalle de empleo y carrera administrativa: Cuerpo/escala, categoría/grado, puestos de trabajo, datos no económicos de nómina, historial del trabajador.

Datos económicos-financieros: Datos económicos de nómina, créditos, préstamos, avales y deducciones impositivas. Datos de cuenta bancaria de percepción de haberes.

Datos de transacciones: Compensaciones/indemnizaciones por dietas.

Sistemas de tratamiento: Ficheros parcialmente automatizados.

5. Cesiones de datos previstas:

A la Agencia Estatal de Administración Tributaria, en virtud de la Ley 40/1998 de 9 de diciembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

A la Tesorería General de la Seguridad Social, en virtud del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, Texto Refundido de la Ley General de Seguridad Social a efectos recaudatorios.

A MUFACE.

A la Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas, en virtud del Real Decreto Legislativo 670/1987, de 30 de abril, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Clases Pasivas del Estado.

A los bancos y cajas de ahorro, los datos necesarios para el abono de los haberes líquidos.

A las mutualidades de funcionarios y colegios de Huérfanos a los que voluntariamente coticen los funcionarios, en su caso.

6. Órgano responsable del fichero: Secretaría General de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.

7. Servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado. Calle Ayala, 5, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico. En aplicación de los artículos 81.5.a y 81.6 del Reglamento de la Ley Orgánica 15/1999).

FICHERO 2

Nombre del archivo: Gestión de Personal de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado

1. Finalidad y usos previstos: la finalidad del fichero es la gestión del personal funcionario y laboral de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado. Los usos serán los derivados de la gestión de recursos humanos, incluida la relativa a planes de pensiones, control de incompatibilidades, situación laboral, formación de personal, obtención de estadísticas e impresos necesarios en la gestión de personal, gestión de riesgos y accidentes laborales, promoción y selección de personal mediante oposiciones o concursos y en particular las oposiciones de acceso al Cuerpo de Abogados del Estado.

2. Personas y colectivos afectados: Personal laboral y funcionario de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado. Candidatos en oposiciones y concursos.

3. Procedimiento de recogida de datos:

Transmisión por medios informáticos de los datos relativos al personal de la unidad, procedente del Registro Central de Personal del Ministerio de la Presidencia y de formularios cumplimentados por el personal funcionario o laboral o los candidatos a las oposiciones al Cuerpo de Abogados del Estado y otros concursos.

Información procedente de la Agencia Estatal de Administración Tributaria respecto de Abogados del Estado adscritos al Servicio Jurídico de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

4. Estructura básica del fichero:

El sistema de tratamiento del fichero será parcialmente automatizado.

El fichero recoge los siguientes datos:

Datos identificativos: Nombre y apellidos, DNI/NIF/documento identificativo, número de registro de personal, número de Seguridad Social/Mutualidad, dirección postal y electrónica y teléfono.

Datos especialmente protegidos: datos de salud (bajas por enfermedad, accidentes laborales y discapacidades).

Otras categorías de datos de carácter personal:

Datos sobre ejecución de sanciones en materia de función pública.

Datos de características personales: sexo, estado civil, nacionalidad, edad, fecha y lugar de nacimiento y datos familiares.

Datos de circunstancias sociales: fecha de alta y baja, licencias, permisos y autorizaciones.

Datos académicos y profesionales: titulaciones, formación y experiencia profesional.

Datos de detalle de empleo y carrera administrativa. Incompatibilidades.

5. Cesión de datos que se prevé:

Al Registro Central de Personal.

A la entidad a quien se encomiende la gestión en materia de riesgos laborales, según dispone la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

Al Instituto Nacional de la Seguridad Social y a las mutualidades de funcionarios.

A las entidades gestora y depositaria del Plan de Pensiones de la Administración General del Estado, de conformidad con el artículo 19 de la Ley 61/2003 de 30 de diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para el año 2004 y el Texto Refundido de la Ley de Regulación de los Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2002 de 29 de noviembre.

A los organismos públicos que convoquen actividades de formación para empleados públicos, previamente solicitados por los interesados.

Al “Boletín Oficial del Estado” para su publicación, los datos de nombre, apellidos y documento nacional de identidad de los aspirantes incluidos en las relaciones provisional y definitiva de admitidos en las oposiciones de acceso al Cuerpo de Abogados del Estado, así como los nombramientos resultantes de dicho proceso selectivo o de los restantes concursos tramitados por la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.

A la Agencia Estatal de Administración Tributaria respecto de Abogados del Estado adscritos al Servicio Jurídico de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

6. Órgano administrativo responsable: Secretaría General de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado. Calle Ayala 5, 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel alto.

FICHERO 3

Nombre del fichero: Colza (Síndrome Tóxico)

(Creado por la presente Orden)

1. Finalidad y usos previstos: Gestión de las alegaciones de la Abogacía del Estado a las indemnizaciones solicitadas por los afectados del Síndrome Tóxico.

2. Personas y colectivos afectados: Todas aquellas personas afectadas por el Síndrome Tóxico a las cuales se les reconoce indemnización.

3. Procedimiento de recogida de datos: A partir del formulario de liquidación que presentan los afectados en la Audiencia Nacional, se da traslado del mismo a la Abogacía del Estado para que, en el cumplimiento de sus obligaciones, haga las alegaciones oportunas.

4. Estructura básica del fichero:

El sistema de tratamiento es parcialmente automatizado.

El fichero recoge los datos relativos al Número de Registro de la liquidación, fecha de entrada en la Abogacía, fecha de salida, Abogado del Estado encargado, cuantía final, fecha de pago, y trámites realizados.

6. Cesión de datos que se prevé: Ninguna.

7. Órgano administrativo responsable: Abogacía del Estado ante la Audiencia Nacional.

8. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.

9. Medidas de seguridad: Nivel básico.

FICHERO 4

Nombre del fichero: iReges

1. Finalidad y usos previstos: Gestión de los expedientes de las Abogacías del Estado correspondientes a asuntos judiciales en los que interviene el Estado y demás organismos y entidades representados por la Abogacía del Estado en los términos legalmente previstos, así como de los correspondientes a los asuntos consultivos tramitados por la Abogacía del Estado. Asimismo, incluye la gestión de los expedientes referidos a otras actuaciones de las Abogacías del Estado, así como gestión de actividades formativas y publicaciones de competencia de la Abogacía General del Estado.

2. Personas y colectivos afectados: Todas aquellas que intervienen en asuntos judiciales en que sea parte el Estado u otros organismos y entidades que se encuentren representados por la Abogacía del Estado en los términos legalmente previstos; así como todas aquellas a que se refieran, directa o indirectamente, los asuntos consultivos de tramitados por la Abogacía del Estado. Asimismo, los miembros del Cuerpo de Abogados del Estado y los intervinientes en acciones formativas o publicaciones de competencia de la Abogacía General del Estado.

3. Procedimiento de recogida de datos: Aquellos datos que figuran en los escritos judiciales y sirven para la identificación de las partes y afectados por el proceso, así como aquéllos comunicados en el curso del proceso por parte los órganos y entidades asistidos por la Abogacía del Estado para el ejercicio de sus competencias en el ámbito contencioso o como consecuencia del traslado efectuado por el órgano jurisdiccional ante el que se tramite el proceso; y los comunicados por parte los órganos y entidades asistidos por la Abogacía del Estado para el ejercicio de sus competencias en el ámbito consultivo. Incluye del propio modo los facilitados por el Centro de Estudios Jurídicos y otros Centros de formación que, conforme a la normativa vigente, colaboran con la Abogacía del Estado en las actividades formativas de competencia de la Abogacía General del Estado, o facilitados por los propios intervinientes en las mismas.

4. Estructura básica del fichero:

El sistema de tratamiento del fichero será parcialmente automatizado.

En cuanto a los datos contenidos en el fichero deben distinguirse varios supuestos atendiendo a la naturaleza del asunto:

a) En el contencioso, contiene por cada asunto registrado los siguientes datos:

Número de expediente del asunto.

Tipo de parte (postulación u otros).

Tipo de participante(persona física, jurídica o pública).

NIF de la parte.

Descripción de la parte, que podría incluir, atendiendo a la naturaleza del asunto.

Datos identificativos (nombre y apellidos, dirección, teléfono, imagen/voz, firma electrónica, nº de la Seguridad Social o mutualidad, número de registro de personal, marcas físicas, tarjeta sanitaria y firma/huella).

Datos de características personales.

Datos de circunstancias sociales.

Datos de detalle de empleo.

Datos económicos financieros y de seguros.

Datos de bienes y servicios.

Datos especialmente protegidos, exclusivamente en cuanto guarden relación con el asunto tramitado.

Código de la parte (contraria o no).

Los datos relativos a las infracciones administrativas o penales que sean necesarios en relación con cada asunto concreto.

b) En el consultivo, contiene por cada asunto registrado los siguientes datos:

Número de expediente del asunto.

Origen y tipo de petición.

Órgano solicitante.

Materias.

Trámites.

Datos de descripción del interesado, en los términos señalados en el apartado anterior, y en cuantos sean necesario para la evacuación del trámite consultivo correspondiente o la gestión referida a formación o publicaciones.

c) En la gestión de las restantes actuaciones, contendrá los datos referidos al interesado descritos en los apartados anteriores en cuanto sea necesario para su adecuada tramitación.

d) En la gestión de actividades formativas y publicaciones de competencia de la Abogacía General del Estado, contendrá los siguientes datos referidos a los Abogados del Estado y otros participantes en las acciones formativas o publicaciones:

Datos identificativos (nombre y apellidos, dirección, teléfono, imagen/voz, firma electrónica, nº de la Seguridad Social o mutualidad, número de registro de personal, marcas físicas, tarjeta sanitaria y firma/huella).

Datos de detalle de empleo y académicos.

Datos económicos financieros y de seguros.

5. Cesión de datos que se prevé: A las entidades y órganos legalmente asistidos por la Abogacía del Estado para su adecuada representación y defensa en juicio o como consecuencia de la realización de la actuación consultiva solicitada por los mismos. A los órganos judiciales competentes si son exigibles en el curso del proceso en que intervenga la Abogacía del Estado. Al Centro de Estudios Jurídicos u otros Centros de formación que, conforme a la normativa vigente, colaboran con la Abogacía del Estado en las actividades formativas de competencia de la Abogacía General del Estado. A los órganos del Ministerio de Justicia competentes en materia de publicaciones promovidas por la Abogacía General del Estado y, en su caso, a las editoriales con las que se acuerde la publicación de la obra. En lo relativo a la gestión de formación y publicaciones y cuando ello sea necesario, a los bancos y cajas de ahorros para proceder al pago correspondiente

6. Órgano administrativo responsable: Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio Jurídico del Estado.

7. Órgano ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Secretaría General de la Abogacía General del Estado-Dirección del Servicio jurídico del Estado. Calle Ayala, 5; 28001 Madrid.

8. Medidas de seguridad: Nivel alto.

FICHERO 5

Nombre del fichero: Nacionalidad

(Creado por Orden del Ministerio de Justicia e Interior de 26-7-1994)

1. Finalidad y usos previstos: Gestión de la base de datos a efectos de información sobre la tramitación de los expedientes de Nacionalidad. Se utiliza para proporcionar apoyo administrativo al Servicio de Nacionalidad y a los solicitantes de la nacionalidad española.

2. Personas y colectivos afectados: Personas que soliciten la nacionalidad española.

3. Procedimiento de recogida de datos: Declaraciones o formularios de los propios interesados y documentos oficiales.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativo.

Datos de características personales.

5. Cesión de datos que se prevé: A los Registros Civiles, Administraciones u Organismos Públicos, en el ejercicio de sus respectivas competencias, intervinientes en los expedientes y terceros que lo soliciten, al amparo de lo establecido en la Ley del Registro Civil.

6. Órgano administrativo responsable: Dirección General de los Registros y del Notariado.

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Dirección General de los Registros y del Notariado.

8. Medidas de seguridad: Nivel alto.

FICHERO 6

Nombre del fichero: Registro Civil

(Creado por Orden del Ministerio de Justicia e Interior de 26-7-1994)

1. Finalidad y usos previstos: Creación de un cuerpo de doctrina en torno a concepto de Estado Civil. Se utiliza para dar apoyo informativo a la Dirección General.

2. Personas y colectivos afectados: Personas que soliciten cambios de nombres y apellidos, y aquellos que recurren contra la calificación de los Magistrados y Jueces encargados de los Registros civiles.

3. Procedimiento de recogida de datos: Solicitudes -declaraciones o formularios de los interesados.

4. Estructura básica del fichero:

Datos de carácter identificativo.

Datos características personales.

5. Cesión de datos que se prevé: A los Registros Civiles que lo soliciten, al amparo de lo establecido en el artículo 21.1 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

6. Órgano administrativo responsable: Dirección General de Registros y del Notariado.

7. Órgano ante el que puede ejercitarse los derechos de acceso, rectificación cancelación y oposición: Dirección General de los Registros y del Notariado.

8. Medidas de seguridad: Nivel básico.

FICHERO 7

Nombre del fichero: Actos de Última Voluntad

(Creado por Orden del Ministerio de Justicia e Interior de 26-7-1994)

1. Finalidad y usos previstos: Dar a conocer a los solicitantes información de personas fallecidas, sobre la existencia o no de últimas voluntades, en caso afirmativo, el nombre del Notario, lugar de otorgamiento, fechas en que fueron otorgadas (se informa en vida si se solicita por el propio testador). Se utiliza para dar información a los solicitantes o al propio testador.

2. Personas y colectivos afectados: Consejo General del Notariado, Colegios Notariales, Asuntos Consulares, Notarías.

3. Procedimiento de recogida de datos: Otras personas distintas del afectado o su representante.

4. Estructura básica del fichero: