Circular 3/1995, de 25 de septiembre, a entidades de crédito, sobre la Central de Información de Riesgos

Las entidades declarantes deberán enviar al Banco de España para cada titular los datos que se detallan en el Anejo I de esta Circular. No obstante, cuando para un titular únicamente se le declaren riesgos en cuya formalización no haya intervenido, no será necesario declarar ni el domicilio ni, en su caso, la fecha de nacimiento, salvo que dichos datos sean públicos, o se disponga de ellos por tratarse de un cliente de la entidad declarante. La falta de declaración de dichos datos se señalará al dar de alta al titular de conformidad con las especificaciones técnicas que se comuniquen al efecto.

En las bajas de titulares (porque no tengan riesgos o no sean declarables), se indicará exclusivamente su código de identificación, y en las variaciones de datos de titulares previamente declarados, el código de identificación y los datos o características que se modifican.

Como excepción al párrafo anterior, serán declarables en miles de euros los saldos morosos inferiores a seis mil euros correspondientes a operaciones con importes declarados con otra clave de situación. Los saldos morosos inferiores a 1.000 euros se declararán explícitamente con importe cero y la clave correspondiente de morosidad.

Las declaraciones de datos de los titulares y las declaraciones de datos de los riesgos se transmitirán separadamente al Banco de España, de conformidad con las especificaciones técnicas que se comuniquen al efecto, de la siguiente forma:

a) Las declaraciones de datos de los titulares se deberán trasmitir desde el día siguiente al de la comunicación de los datos de los riesgos del mes anterior hasta el día en el que se remitan los datos de los riesgos del mes de la declaración.

Las entidades declarantes deberán arbitrar la fórmula que mejor convenga a su organización para transmitir los datos, cursando a la CIR diariamente una o varias declaraciones, en las que se comunicarán las altas de aquellos titulares de riesgos que por sus características (importe y plazo de vencimiento) sean declarables a fin de mes y todas las variaciones de datos de titulares previamente declarados que se conozcan, pudiendo existir un desfase de varios días entre la fecha en la que se origine el riesgo o variación del dato y la fecha en que se comunique a la CIR. No obstante lo anterior, cuando el número de declaraciones de titulares a comunicar en un determinado día sea inferior a 500, se podrá diferir su declaración, aunque, en todo caso, se deberá realizar como mínimo una transmisión semanal de datos.

Las declaraciones de titulares de riesgos que, por su naturaleza o vencimiento, como los descubiertos en cuenta corriente y demás saldos a la vista, no se pueda saber si son declarables hasta el final de mes se declararán obligatoriamente una vez finalizado éste, con independencia de cuando se hubiesen originado.

Las bajas de titulares podrán comunicarse a lo largo del mes en curso o al final del mismo, e incluirán las correspondientes a altas realizadas en el mes de titulares que finalmente no tengan riesgos declarables.

b) Las declaraciones de datos de los riesgos serán mensuales, habrán de referirse a la situación del último día del mes, y deberán ser trasmitidos dentro de los diez primeros días naturales del mes siguiente al que se refieren (o en el primer día hábil en Madrid posterior al día 10 si éste fuese festivo en dicha localidad), después del último envío de datos de titulares.

c) Las declaraciones complementarias con rectificaciones o cancelaciones de datos previamente declarados, se comunicarán tan pronto como la entidad declarante tenga conocimiento de que no reflejan la situación actual a la fecha de la declaración.

Excepcionalmente, por causa puntual justificada, previa conformidad del Departamento de Información Financiera y Central de Riesgos, los datos podrán remitirse en soporte magnético.

Cuando sea el titular quien solicite la operación de riesgo, para poder pedir a la CIR sus datos y en su caso los de cualquier garante, será suficiente que en la propia solicitud o en un documento adicional, que firme el solicitante, y, cuando proceda, el garante cuyos datos se quieren solicitar, conste una cláusula con el derecho de la entidad a consultarlos.

Cuando se ofrezca a la entidad la adquisición o negociación de documentos cambiarios o de crédito, para poder pedir a la CIR los datos del obligado al pago o garante de dichos documentos, será suficiente la solicitud de cesión y fotocopia de los mismos.

A estos efectos, la firma electrónica será admisible en los términos previstos en la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico, y en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, así como en la restante normativa reguladora de su eficacia.

Las entidades conservarán los justificantes de las solicitudes de datos a la CIR motivadas por operaciones que hubiesen sido denegadas durante el plazo establecido con carácter general en el artículo 30 del Código de Comercio.

A fin de asegurar el correcto cumplimiento de lo dispuesto en el párrafo anterior, el Banco de España podrá solicitar a las entidades declarantes la remisión de los citados justificantes, así como requerirles la implantación de los procedimientos y controles necesarios a tal efecto, sin perjuicio de las competencias de inspección y, en su caso, sanción, de la Agencia Española de Protección de Datos, tal como establece el artículo 67 de la Ley 44/2002.

En las solicitudes de informes sobre titulares no residentes en España, si la entidad peticionaria desconociese su código de identificación, deberá facilitar todos los datos relativos a la identificación del no residente que correspondan de acuerdo con lo dispuesto en el Anejo I.

Las solicitudes de informes se realizarán por transmisión telemática de acuerdo con las especificaciones técnicas que establezca el Banco de España.

c) Tan pronto como reciba declaraciones complementarias con rectificaciones o cancelaciones de datos previamente declarados, comunicará los datos corregidos a las entidades a las que previamente les hubiese cedido los erróneos.

1. Cualquier persona, física o jurídica, titular de un riesgo declarable a la CIR, podrá acceder a toda la información que le afecte. Adicionalmente las personas físicas podrán solicitar el nombre y dirección de los cesionarios a los que la CIR hubiese comunicado sus datos durante los últimos seis meses, junto con la información cedida en cada caso. Para ello será requisito indispensable que el interesado se identifique suficientemente ante la propia CIR o cualquier sucursal del Banco de España, o envíe una solicitud firmada por él o su representante a la CIR (Banco de España, C/ Alcalá 48, 28014 Madrid) en la que incluya la siguiente documentación e información:

A) Si se trata de personas físicas:

1. Nombre y apellidos completos del titular.

2. Fotocopia por ambas caras del Documento Nacional de Identidad (DNI), pasaporte u otro documento válido que identifique al titular y, en su caso, de su Número de Identificación Fiscal (NIF) o Número de Identificación de Extranjero (NIE).

3. Fotocopia, cuando proceda, por ambas caras del DNI, pasaporte o documento válido que identifique al representante del titular que solicite sus datos, así como del documento público que acredite, a juicio de la CIR, su derecho a obtener la información en su nombre.

4. Domicilio a efectos de notificación de los datos. Con carácter general, debería coincidir con el domicilio particular.

5. Teléfono de contacto para incidencias.

B) Si se trata de personas jurídicas:

1. Denominación social completa del titular.

2. Fotocopia del Código de Identificación Fiscal (CIF) o NIF del titular cuando lo tenga asignado.

3. Fotocopia del DNI, pasaporte u otro documento válido que identifique al representante del titular, así como del poder u otro documento público que acredite, a juicio de la CIR, su derecho a obtener la información en su nombre.

4. Domicilio de la persona jurídica a efectos de notificación. Con carácter general, debería coincidir con su domicilio social o aquél en el que esté efectivamente centralizada la gestión y dirección de las ocupaciones y negocios del titular.

5. Teléfono de contacto para incidencias.

Los datos solicitados serán suministrados por la CIR en el plazo máximo de diez días hábiles desde la recepción de la solicitud en el Banco de España en el formato del anejo III, incluyendo detalle de los riesgos por entidades declarantes.

2. Si el titular considera que los datos declarados a la CIR son inexactos o incompletos podrá dirigirse directamente a la entidad o entidades declarantes requiriendo su rectificación o cancelación, o solicitar al Banco de España que tramite su reclamación, para lo cual deberá identificar los datos que considera erróneos, así como justificar por escrito las razones y alcance de su petición.

El Banco de España dará traslado inmediato de las solicitudes de rectificación o cancelación a la entidad o entidades declarantes de los datos supuestamente inexactos o incompletos. En tanto las entidades declarantes dan respuesta a la solicitud de rectificación o cancelación presentada a través del Banco de España, la CIR suspenderá la cesión a terceros de los datos sobre los que verse la solicitud, así como de los congruentes con ellos que consten en sus ficheros consecuencia de declaraciones anteriores y posteriores.

Las entidades deberán contestar al titular y, en su caso, a la CIR (cuando la reclamación se hubiese tramitado a través del Banco de España), en el plazo máximo de 15 días hábiles, si el reclamante es una persona física, y de 20 días hábiles si se trata de una persona jurídica. El plazo se contará desde la recepción de la reclamación en cualquiera de las oficinas de la entidad.

Si la entidad accediese a lo solicitado por el reclamante, deberá enviar de inmediato a la CIR una declaración complementaria con las rectificaciones o cancelaciones de todos los datos declarados erróneamente. La CIR, a su vez, rectificará sus ficheros, desbloqueará la cesión de datos y comunicará los datos corregidos a las entidades a las que previamente les hubiese cedido los erróneos. Si, por el contrario, la entidad se ratifica en su declaración, deberá justificar los motivos de su decisión. En este último caso la CIR prorrogará la suspensión de la cesión de los datos controvertidos durante dos meses más, salvo que el titular admita la justificación dada por la entidad, en cuyo caso se desbloquearán inmediatamente.

Las personas físicas podrán formular contra las entidades declarantes la reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos a que se refiere el artículo 18 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, cuando aquéllas no accedan a la rectificación o cancelación solicitada por el afectado, no haya sido contestada su solicitud dentro del plazo previsto al efecto.

La suspensión de la cesión de datos a terceros también procederá, con el mismo alcance señalado en el segundo párrafo de este apartado, cuando se acredite ante el Banco de España la admisión a trámite de cualquier acción judicial que se dirija a declarar la inexactitud de los datos declarados cuando la Agencia Española de Protección de Datos le comunique haber recibido una reclamación. En ambos casos el Banco de España informará de la suspensión a los terceros a los que, durante los seis meses anteriores a la fecha de la misma, se hubiesen cedido los datos afectados y congruentes con ellos. La suspensión de la cesión de los datos sobre los que verse la acción judicial o la reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos se mantendrá hasta que el Banco de España tenga constancia de la sentencia firme resolución acordada por la Agencia Española de Protección de Datos.

Las decisiones tomadas por las autoridades judiciales y por la Agencia Española de Protección de Datos serán de obligado cumplimiento para las entidades declarantes, quienes deberán, en su caso, realizar inmediatamente declaraciones complementarias a la CIR con las rectificaciones o cancelaciones de los datos en cuestión, así como de los congruentes con ellos que se contengan en otras declaraciones realizadas a la CIR, todo ello con arreglo al alcance de la correspondiente sentencia o resolución. Dichas sentencias o resoluciones se tendrán en cuenta en las sucesivas declaraciones que se remitan. La CIR una vez recibidos los datos correctos, rectificará sus ficheros, desbloqueará la cesión de los datos y comunicará la nueva situación a las entidades a las que previamente hubiese cedido datos erróneos.